Microsoft Excel: Od osnova do naprednih funkcija – sveobuhvatni vodič (dio 1)

Uvod

Microsoft Excel je jedan od najpopularnijih alata za tabelarne kalkulacije i analizu podataka. Zahvaljujući svojoj fleksibilnosti i moćnim mogućnostima, koristi se u raznim oblastima – od jednostavnog vođenja kućnog budžeta do složenih poslovnih izvještaja i statističkih analiza. U ovom članku pružićemo sveobuhvatan pregled Excela, počevši od osnovnih koncepata i funkcija za početnike, pa do naprednih formula i alata za iskusnije korisnike. Fokusiraćemo se isključivo na ugrađene Excel funkcionalnosti (bez programiranja u VBA, iako ćemo ukratko pomenuti i tu mogućnost), uz praktične primjere i najbolje prakse koje će vam pomoći da efikasno i pouzdano radite sa svojim podacima.

Važno: => sve funkcije, opcije i proračuni će biti na engleskom jeziku.

=> podaci i informacije koje će se koristiti u ovom postu su izmišljene i u svrhu vježbe

Excel tabela s pozdravnom porukom "Pozdrav!" u ćeliji C3, prikazuje osnovnu upotrebu Excela s odabranim fontom Aptos Narrow.

Osnovne funkcije i koncepti

Struktura radne knjige

Excel radna knjiga (workbook) sastoji se od listova (worksheets). Svaki list je mreža ćelija označenih kolonama (A, B, C…) i redovima (1, 2, 3…). Formula se piše u ćeliji i uvijek počinje znakom =. Preporučuje se da vrijednosti (npr. brojevi) i parametri stoje u ćelijama, a formule referenciraju te ćelije kako bi se rezultati automatski ažurirali. "Fun fact": Excel ima limit redova (vertikalno) od 1,048,576 i kolona (horizontalno) od 16,384.

Kod referenciranja postoje relativne (npr. A1) i apsolutne reference (npr. $A$1). Relativne se prilagođavaju pri kopiranju formule, dok apsolutne ostaju fiksne (korisno za primjenu iste formule na više redova). Korištenje referenci umjesto upisivanja brojeva u formule olakšava održavanje proračuna.

Organizacija podataka

Za efikasno analiziranje podataka važno je kako su podaci postavljeni:

• Slične stavke držite u istoj koloni; redovi bi trebali predstavljati zapise (npr. jedan red = jedna transakcija).

• Ostavite prazne redove ili kolone između nepovezanih skupova podataka, ali unutar jednog skupa izbjegavajte prazne ćelije.

• Stavite zaglavlja kolona u prvi red i koristite obrube umjesto praznih redova za razdvajanje.

• Izbjegavajte nepotrebne razmake ili skrivene znakove jer ometaju pretragu i sortiranje.

• Razmotrite pretvaranje skupa podataka u Excel tabelu (Ctrl + T) koja automatski proširuje formule i formate na nove redove.

Sumiranje i prosjek

•  SUM(number1,[number2], …): Zbraja brojeve ili opsege. Preporuka je koristiti SUM umjesto pisanja A1+A2+… jer funkcija automatski prilagođava opseg prilikom dodavanja/redigovanja redova.

• · AVERAGE(number1, number2, …): Vraća aritmetičku sredinu. Ignoriše prazne ćelije; ako argument sadrži tekst, Excel ga zanemaruje.

Prikaz osnovnih Excel funkcija: SUM za ukupan zbroj cijena, AVERAGE za prosječnu vrijednost, MIN i MAX za najmanju i najveću cijenu, MEDIAN za srednju cijenu, te COUNT i COUNTA za brojanje stavki u tabeli tbl_Music.

Uslovni izračuni

• IF(logical_test, value_if_true, [value_if_false]): Provjerava uslov i vraća jedan rezultat ako je uslov istinit, a drugi ako je lažan. Primjer: =IF(A2>B2,"Prelazi", "OK") prikazuje “Prelazi” ako je A2 veći od B2.

• IFERROR(value, value_if_error): Vraća alternativni rezultat kad formula proizvede grešku, npr. dijeljenje s nulom. Formula =IFERROR(A2/B2,"Greška") spriječi prikaz poruke #DIV/0!.

Brojanje i zbrajanje sa kriterijima

• COUNTIF(range, criteria): Broji ćelije koje ispunjavaju uslov. Na primjer =COUNTIF(A2:A5,"Frankfurt") broji koliko puta se pojavljuje “Frankfurt” u opsegu.

• COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…): Broji ćelije koje zadovoljavaju više uslova. Uvjetni opsezi moraju imati isti broj ćelija.

• SUMIF(range, criteria, [sum_range]): Zbraja vrijednosti koje ispunjavaju uslov; treći argument je opseg za zbroj ako je drugačiji od kriterija opsega.

• SUMIFS(sum_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…): Zbraja vrijednosti koje zadovoljavaju više uslova. Svi opsezi moraju imati istu dimenziju; koriste se i džoker znakovi (*,?) za djelomična poklapanja.

Traženje i referenciranje

• VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup]): Pretražuje prvu kolonu tabele i vraća vrijednost iz navedenog broja kolone. Preporučuje se XLOOKUP jer je fleksibilniji.

• XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode]): Traži vrijednost u opsegu i vraća odgovarajući rezultat. Može pretraživati horizontalno ili vertikalno, pronaći najbližu vrijednost i koristiti džokere.

• INDEX(array, row_num, [column_num]) i MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type]): Kombinacijom ovih funkcija možemo pronaći vrijednost bilo gdje u tabeli. MATCH daje redni broj elementa, a INDEX vraća vrijednost na toj poziciji.

• TEXTBEFORE(text, delimiter, [instance_num], [match_mode], [match_end], [if_not_found]): Vraća dio teksta koji se nalazi prije navedenog razdjelnika. Primjer: =TEXTBEFORE("Red riding hood’s, red hood", "hood") daje "Red riding".

Excelov alat za formule prikazuje traku s alatima koja omogućava korištenje naprednih funkcija i opcija za upravljanje, analiziranje i auditiranje podataka.

Prikaz prozora za popunjavanje IF funkcije u Excelu, ističući odjeljak za unos logičkog testa i vrijednosti za istinit i lažan ishod u formuli. Ovaj alat pomaže korisnicima u automatizaciji odluka u proračunskim tablicama.

Napredne funkcije i dinamični nizovi

Excel je u novijim verzijama (2021/2024 i Microsoft 365) uveo dinamične nizove – formule koje automatski prosipaju rezultate u susjedne ćelije. Ako rezultati ne mogu stati, pojavljuje se greška #SPILL!. Dinamične funkcije omogućavaju rad s rasponima bez potrebe za kopiranjem formula.

Filtriranje i sortiranje

• FILTER(array, include, [if_empty]): Vraća filtrirani skup podataka prema logičkim uslovima. Primjer: =FILTER(A2:D10, D2:D10="Dostupno") vraća sve redove gdje je status „Dostupno". Više kriterija se može kombinirati množenjem (AND) ili sabiranjem (OR) logičkih nizova.

• SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col]): Sortira podatke po koloni ili redu u rastućem ili opadajućem poretku.

• SORTBY(array, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2], …): Sortira podatke na osnovu drugog niza (npr. sortiraj imena prema datumu rođenja).

• UNIQUE(array, [by_col], [exactly_once]): Vraća listu jedinstvenih vrijednosti iz niza; opcionalno može vratiti samo vrijednosti koje se pojavljuju jednom.

• RANDARRAY([rows], [columns], [min], [max], [whole_number]): Generiše niz nasumičnih brojeva; parametri određuju veličinu, raspon i da li se vraćaju cijeli brojevi.

• SEQUENCE(rows, [columns], [start], [step]): (Dynamic) kreira niz uzastopnih brojeva. Nedokumentirana u Microsoft support u vrijeme pisanja, ali sintaksa je SEQUENCE(redovi,[kolone],[početak],[korak]). Na primjer =SEQUENCE(5,1,10,2) daje 10, 12, 14, 16, 18.

Napredna logika i funkcije

• AND(logical1, [logical2], …): Vraća TRUE ako su svi uslovi tačni. Često se koristi unutar IF za testiranje više kriterija.

• OR(logical1, [logical2], …): Vraća TRUE ako je barem jedan uslov tačan.

• NOT(logical): Obrće logičku vrijednost – =NOT(A2>0) daje TRUE ako je A2 ≤ 0.

• IFS(logical_test1, value_if_true1, [logical_test2, value_if_true2]…): Zamjenjuje ugniježdene IF funkcije; vraća vrijednost za prvo tačno stanje. Na primjer ocjenjivanje studenta: =IFS(B2>=90,"A",B2>=80,"B",B2>=70,"C",B2<70,"D"). Zadnja logika može biti TRUE za podrazumijevanu vrijednost.

• LAMBDA(parameter1, parameter2, …, calculation): Omogućava kreiranje vlastitih funkcija bez potrebe za makroima. Definiše parametre i izraz, a zatim se može nazvati kao standardna funkcija. Broj parametara u pozivu mora odgovarati definiciji, inače se vraća greška.

Rad sa datumima i vremenom

• DATE(year, month, day): Stvara datum iz navedenih komponenti. Ako je mjesec >12 ili <1, Excel automatski pomiče godinu; slično se dodaju dani preko 31. Preporučuje se korištenje četveroznamenkastih godina (npr. 2025) kako bi se izbjegle nejasnoće.

• TODAY(): Vraća današnji datum (bez argumenata). Rezultat se ažurira pri svakoj promjeni ili otvaranju radne knjige.

Analiza podataka

Pivot Table (okretna tabela)

Pivot tabele omogućuju brzo sumiranje i analiziranje velikih skupova podataka. Koraci:

1. Označite raspon podataka (uključujući zaglavlja).

2. Idite na Insert > PivotTable.

3. Izaberite da li želite novu radnu tablu ili postojeći list te potvrdite.

4. U prozoru PivotTable Fields prevucite polja u okvire Rows, Columns, Values ili Filters da konfigurišete prikaz (npr. sumiranje prodaje po gradu). Klikom na vrijednost možete promijeniti agregaciju (suma, prosjek, brojanje).

5. Nakon dodavanja novih podataka osvježite pivot tabelu (desni klik → Refresh).

Otvoreni Excel alat prikazuje karticu "Insert" sa naglaskom na opciju "PivotTable". U donjem dijelu su prikazani podaci o prodaji s datumima, identifikatorima prodaje i regijama.

Pivot Chart (pivotski grafikon)

Grafikoni temeljeni na pivot tabeli vizualizuju sažete podatke.

1. Kliknite na pivot tabelu.

2. Odaberite Insert > PivotChart, odaberite vrstu grafikona (stupčasti, linijski, torta, radar) i potvrdite.

3. Pivot grafikon se automatski ažurira sa pivot tabelom; promjene u filterima ili poljima odražavaju se u grafikonu.

Kreiranje standardnog grafikona

Za osnovne grafikone bez pivot tabele:

1. Označite tabelu podataka.

2. Odaberite Insert > Recommended Charts. Excel će predložiti najprikladnije grafikone; odaberite i potvrdite.

3. Kliknite na kartice Chart Design i Format da prilagodite dizajn, boje, naslove i legende.

4. Za brz stupčasti grafikon pritisnite Alt+F1 na tastaturi.

Excel tabela prikazuje različite prodajne podatke po regionima za 2023. i 2024. godinu, dok se na desnoj strani otvara prozor za umetanje grafika. Ovaj alat omogućava vizualizaciju podataka putem klasteriranog stupčastog grafikona.

Uređivanje i kontrola podataka

Uslovno formatiranje

Uslovno formatiranje pomaže istaknuti ćelije prema pravilima. Postupak:

1. Označite ćelije koje želite formatirati.

2. Na kartici Home izaberite Conditional Formatting.

3. Odaberite pravilo: Highlight Cell Rules za vrijednosti veće, manje, jednake; Top/Bottom Rules za najveće ili najmanje vrijednosti; Data Bars, Color Scales ili Icon Sets za vizualni prikaz.

4. Za vlastita pravila odaberite New Rule i postavite formulu (npr. =A2>$C$1 za isticanje brojeva većih od referentne vrijednosti).

5. Koristite Manage Rules za uređivanje ili brisanje pravila.

Validacija podataka

Data Validation omogućava kontrolu unosa podataka:

1. Označite ćelije.

2. Idite na Data > Data Validation.

3. U polju Allow izaberite tip unosa: broj, decimala, datum, vrijeme, lista, dužina teksta ili prilagođeno pravilo.

4. Definišite minimalne/maksimalne vrijednosti ili referencu na listu za padajući izbornik.

5. Po želji unesite poruku koja će se pojaviti kada korisnik označi ćeliju (Input Message) i poruku za grešku (Error Alert).

Makroi (VBA) i automatizacija (Office scripts)

Makro snimaju radnje i pretvaraju ih u kod (VBA) tako da ih možete ponoviti jednim klikom. Postupak:

1. Omogućite karticu Developer (File → Options → Customize Ribbon → označite Developer).

2. Kliknite Record Macro, dodijelite ime i opcionalno tipku prečicu.

3. Izvedite radnje koje želite automatizirati.

4. Kliknite Stop Recording. Makro se sprema u radnu knjigu i može se pokrenuti iz liste makroa.

5. Za uređivanje koda otvorite Visual Basic Editor (Alt+F11).

6. Otvorite karticu Automate za više sckripti koje omogućavaju automatske radnje. (kod novijih verzija Excel paketa)

Prikazana je toolbar kartica u Excelu, fokusirana na opcije za razvojne programere, kao što su kreiranje makroa i upravljanje dodacima.

Najbolje prakse za rad sa Excelom

1. Organizujte podatke logično – održavajte isti tip podataka u koloni i koristite zaglavlja.

2. Koristite tabele – automatski se proširuju pri dodavanju novih podataka i olakšavaju rad s dinamičkim funkcijama.

3. Koristite apsolutne reference kada formule trebaju referencirati fiksne ćelije (npr. koeficijente ili konstantne stope).

4. Izbjegavajte ugniježdene IF funkcije u složenim uvjetima; umjesto toga upotrijebite IFS ili INDEX/MATCH za fleksibilnije pretrage.

5. Kombinujte funkcije – npr. SUMIFS, COUNTIFS s DATE funkcijama za izračune po datumu ili FILTER i SORT za dinamične prikaze.

6. Provjerite formule sa potencijalnim greškama kroz IFERROR ili ISERROR i koristite ime raspona za lakšu čitljivost.

Zaključak

Excel je moćan alat koji omogućava jednostavne kalkulacije, analizu i vizualizaciju podataka. Razumijevanje osnovnih funkcija (SUM, AVERAGE, IF) pruža čvrstu bazu, dok dinamične funkcije (FILTER, SORT, UNIQUE) i napredne formule (XLOOKUP, LAMBDA) omogućavaju efikasnu obradu velikih skupova podataka. Uspostavljanjem pravilne strukture podataka, korištenjem tabela, uslovnog formatiranja i validacije unosa, korisnici mogu značajno povećati tačnost i čitljivost proračuna. Makroi i pivot tabele dodatno automatizuju i olakšavaju analiziranje, čineći Excel nezaobilaznim alatom u svakodnevnom poslovanju.