Automatischer Datenimport aus E-Mail-Links mit Power Query in Excel oder Power BI
- MirVel
- 15. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Aktualisiert: 29. Juli
Haben Sie schon einmal eine E-Mail mit einem Link zum Herunterladen einer CSV- oder Excel-Datei erhalten und sich gewünscht, dass diese direkt in Ihr Excel-Tabellenblatt oder Power BI-Dashboard eingefügt werden könnte?
Die gute Nachricht: Das ist möglich.
Mit Power Query können Sie direkt auf diese Dateilinks zugreifen – egal, ob sie öffentlich sind oder eine Microsoft-Anmeldung erfordern – und sie automatisch in Excel oder Power BI laden. Dieser Blog zeigt Schritt für Schritt, wie das geht.
Warum Power Query für E-Mail-basierte Download-Links verwenden? (M-Code, um die Theorie am Ende des Beitrags zu überspringen!)
Nehmen wir an, ein Anbieter oder System sendet Ihnen wöchentlich eine E-Mail mit einem Link wie diesem:
Download Ihre Daten: https://files.example.com/reports/latest-data.xlsx
oder diese Art von Links, die bereits herunterladbare Inhalte haben:
https://deu01.safelinks.protection.outlook.com/?url=https%3A%2F%2Fcdn1.litmoseu.com%2F157184%2Freports%2Ff9e14621-e566-40ff-a2ef-2063c7b3096e.csv%3FExpires%3D1744866190%26Signature%3DTn1t13v96-tnuqZ9NPdZdhG7nYn9F6nsQrxNO6D8sQPPOAEgyLXAM5fbHE4fKeA8vXOkD-b1EllQ6ElTqPEJ1hCvjs1Vviruidc~iEybtK3PgJvr9w2H5-JY9TVmfx35JAAdzKyf34dzSLmqIhcZjc8KFIezWKBQSSO-OKz37X4_%26Key-Pair-Id%3DAPKAIQKC33KEMABEYE6A&data=05%7C02%7Cpowerbi%40ivcevidensia.de%7Ce0a4c1f77e7549d510be08dd7b11a83f%7Cb27a52675eee45749e50c1822c62c2e8%7C0%7C0%7C638802037954673447%7CUnknown%7CTWFpbGZsb3d8eyJFbXB0eU1hcGkiOnRydWUsIlYiOiIwLjAuMDAwMCIsIlAiOiJXaW4zMiIsIkFOIjoiTWFpbCIsIldUIjoyfQ%3D%3D%7C0%7C%7C%7C&sdata=eg87jfTAGkYwzLQOAEBQ94Fp9SMTDtyFwiirXcpEYUs%3D&reserved=0
Anstatt die Datei jedes Mal manuell herunterzuladen und zu importieren, kann Power Query dies für Sie erledigen.
Vorteile:
Spart Zeit, da der manuelle Download übersprungen wird
Hält Ihren Bericht mit einem Klick auf dem neuesten Stand
Verwendet jedes Mal dieselben Schritte zur Datenbereinigung
Schritt 1: Kopieren Sie den Dateilink aus der E-Mail
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Schaltfläche „Herunterladen“ oder den Link in der E-Mail und wählen Sie „Link kopieren“ . Stellen Sie sicher, dass der Link direkt zu einer Datei (z. B. .csv oder .xlsx) führt.
💡 Wenn durch Klicken auf den Link eine Datei heruntergeladen oder in Ihrem Browser geöffnet wird, funktioniert dies wahrscheinlich auch in Power Query.
Schritt 2: Verwenden Sie Power Query, um eine Verbindung zum Link herzustellen (Importieren).
In Excel:
Gehen Sie zur Registerkarte Daten.
Klicken Sie auf Daten abrufen → Aus anderen Quellen → Aus dem Web.
Fügen Sie den Link ein und klicken Sie auf „OK“.
In Power BI:
Gehen Sie zu Start → Daten abrufen → Web.
Fügen Sie den Link ein und klicken Sie auf „OK“.
Schritt 3: Anmelden (falls erforderlich)
Wenn der Link öffentlich ist, können Sie eine anonyme Verbindung herstellen.
Aber für geschützte Links (z. B. OneDrive, SharePoint oder Microsoft 365) fragt Power Query nach Anmeldeinformationen.
✅ Wählen Sie „Organisationskonto“ und melden Sie sich mit Ihrem Microsoft-Arbeits-/Schulkonto an.
Sie müssen sich nur einmal anmelden. Excel und Power BI merken sich Ihre Anmeldeinformationen.
Schritt 4: Vorschau und Auswahl der Daten aus dem E-Mail-Link
Wenn die Datei:
CSV : Power Query öffnet es direkt.
Excel : Sie sehen einen Navigator. Wählen Sie das richtige Blatt oder die richtige Tabelle aus.
Klicken Sie dann auf „Daten transformieren“, um sie zu bereinigen, oder auf „Laden“ , um sie unverändert zu verwenden.
Schritt 5: Bereinigen und Laden der Daten
In Power Query können Sie:
Leere Zeilen entfernen
Spaltentypen ändern
Spalten filtern oder umbenennen
Klicken Sie auf „Schließen und laden“ (Excel) oder „Schließen und anwenden“ (Power BI), um die Daten zu verwenden.
Wenn Sie das nächste Mal unter demselben Link eine aktualisierte Datei erhalten, klicken Sie einfach auf „Aktualisieren“ !
Zusätzlicher Tipp: Was ist, wenn für den Link eine Anmeldung erforderlich ist?
Wenn es sich um einen Microsoft-Link (SharePoint, OneDrive) handelt, melden Sie sich einfach einmal mit Ihrem Arbeitskonto an.
Sie können gespeicherte Anmeldeinformationen verwalten in:
Excel: Daten → Daten abrufen → Datenquelleneinstellungen
Power BI: Datei → Optionen und Einstellungen → Datenquelleneinstellungen
Power Query kann keine Links hinter interaktiven Anmeldungen oder ablaufenden Einmallinks verarbeiten. Bitten Sie den Absender nach Möglichkeit um einen permanenten Link.
Aktualisieren der Daten
Klicken Sie in Excel mit der rechten Maustaste auf die Tabelle → Aktualisieren .
Klicken Sie in Power BI auf der Registerkarte „ Start“ auf „Aktualisieren “.
Im Power BI-Dienst können Sie auch automatische Aktualisierungen planen .
Was passiert, wenn sich der Link jedes Mal ändert?
Manche E-Mail-Systeme generieren eindeutige Links. In diesem Fall:
Verwenden Sie einen Parameter in Power Query, um die URL manuell zu aktualisieren
Oder verwenden Sie Power Automate , um den neuesten Link automatisch abzurufen (erweitert)
Wenn der Link jedoch immer gleich bleibt (z. B. „latest.csv“), ist Power Query perfekt.
Zusammenfassung
Die Verwendung von Power Query mit herunterladbaren Links aus E-Mails ist eine einfache Möglichkeit, wiederkehrende Datenaufgaben zu automatisieren . Nach der Einrichtung können Sie Ihre Daten mit einem Klick aktualisieren – das manuelle Speichern und Importieren von Dateien entfällt.
Egal, ob Sie mit Excel oder Power BI arbeiten, diese Technik spart Zeit und hält Ihre Berichte aktuell. Wenn Sie regelmäßig Berichte per E-Mail erhalten, probieren Sie dieses Setup einmal aus und genießen Sie die Automatisierung!
Power Query M-Code, um Zeit zu sparen (passen Sie ihn in Quelle / Ordner / Spalten an Ihre Bedürfnisse an). Beachten Sie, dass er für das heutige Datum (IsToday) codiert ist!
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