Automatisierung der Rechnungsverarbeitung mit Power Automate AI Flows
- Admin
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Die Rechnungsbearbeitung ist eine der häufigsten, aber auch zeitaufwändigsten Aufgaben in jeder Finanz- oder Geschäftsabteilung. Das manuelle Eingeben von Rechnungsnummern, Lieferantennamen oder Fälligkeitsdaten in ein ERP- oder Excel-Tabellenblatt kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig.
Mit Power Automate und AI Builder können Sie diesen Prozess automatisieren: Rechnungen werden hochgeladen (oder sogar per E-Mail empfangen), ein KI-Modell extrahiert wichtige Informationen und die Ergebnisse können per E-Mail gesendet oder in einem System Ihrer Wahl gespeichert werden.
In diesem Beitrag erstellen wir Schritt für Schritt einen KI-gestützten Rechnungsverarbeitungsablauf , erklären, wie er funktioniert, und untersuchen, was mit dieser Automatisierung noch erreicht werden kann.
Warum die Rechnungsverarbeitung automatisieren?
Bevor wir uns in die einzelnen Schritte vertiefen, wollen wir kurz darlegen, warum Automatisierung hier sinnvoll ist:
Effizienz – Reduzieren Sie den Zeitaufwand für die manuelle Eingabe.
Genauigkeit – AI Builder liest Felder konsistent und reduziert Tippfehler.
Skalierbarkeit – Bearbeiten Sie täglich problemlos Dutzende oder Hunderte von Rechnungen.
Integration – Nahtlose Verbindung mit Outlook-, SharePoint-, Dataverse- oder ERP-Systemen.
Dies bedeutet, dass sich Ihr Finanzteam auf Genehmigungen und Entscheidungsfindung konzentrieren kann und nicht auf die wiederholte Dateneingabe.
Schritt 1: Manuelles Auslösen eines Flows
Unsere Reise beginnt mit der Aktion „Manuell einen Flow auslösen“ in Power Automate.
Dies eignet sich ideal zum Testen des Prozesses: Sie laden eine Rechnungsdatei (PDF oder Bild) direkt beim Ausführen des Flows hoch. Später können Sie den Auslöser auf etwas Automatisiertes umstellen, wie zum Beispiel:
Wenn einem SharePoint-Ordner eine neue Datei hinzugefügt wird
Wenn eine E-Mail mit einem Rechnungsanhang eintrifft
💡 Profi-Tipp: Beginnen Sie während der Entwicklung mit einem manuellen Trigger. Sobald Sie sicher sind, dass er funktioniert, ersetzen Sie ihn durch einen automatischen Trigger, um eine echte Automatisierung ohne manuelle Eingriffe zu erreichen.
Schritt 2: Informationen aus Rechnungen extrahieren (AI Builder)
Als Nächstes fügen wir die AI Builder-Aktion hinzu: Informationen aus Rechnungen extrahieren .
Dieser Schritt nutzt das vortrainierte Rechnungsverarbeitungsmodell von Microsoft. Kein Training erforderlich – die KI erkennt bereits Rechnungsfelder wie:
Rechnungsnummer
Name des Anbieters
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum
Gesamtbetrag
Einzelposten (z. B. Produktnamen, Mengen, Preise)
Wenn die Rechnungsdatei an diese Aktion übergeben wird, analysiert AI Builder sie und gibt strukturierte Daten zurück.
Beispielausgabe:
Feld | Wert |
Rechnungsnummer | INV-2025-1047 |
Name des Anbieters | Contoso Ltd. |
Rechnungsdatum | 01. Oktober 2025 |
Fälligkeitsdatum | 30. Oktober 2025 |
Gesamtbetrag | 12.350,00 € |
Und hier geschieht die Magie: Anstatt diese Details manuell einzugeben, verfügen Sie nun über saubere, verwertbare Daten, die direkt aus der Rechnung extrahiert werden.
Schritt 3: Erstellen Sie eine HTML-Tabelle
Rohdaten sind nicht immer leicht zu lesen. Deshalb besteht der nächste Schritt darin, eine HTML-Tabelle in Power Automate zu erstellen .
Diese Aktion konvertiert die strukturierte Ausgabe von AI Builder in eine übersichtliche HTML-Tabelle. Die Tabelle kann dann direkt in eine E-Mail oder ein Dokument eingefügt werden.
📌 Beispiel einer HTML-Tabelle (aus der obigen Rechnung):
Rechnungsnummer | Name des Anbieters | Rechnungsdatum | Fälligkeitsdatum | Gesamtbetrag |
INV-2025-1047 | Contoso Ltd. | 01. Oktober 2025 | 30. Oktober 2025 | 12.350,00 € |
💡 Erweiterter Tipp: Sie können stattdessen eine Verfassen-Aktion verwenden, wenn Sie die Tabelle vollständig mit Farben, Firmenlogos oder bedingter Formatierung anpassen möchten.
Schritt 4: Mein Profil abrufen (V2)
Der Flow verwendet dann die Aktion „Mein Profil abrufen (V2)“ von Office 365.
Warum ist das nützlich? Es ruft automatisch Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere Details aus Microsoft 365 ab. Dadurch kann der Flow die Details des E-Mail-Absenders personalisieren, ohne dass eine manuelle Konfiguration erforderlich ist.
In der E-Mail kann beispielsweise stehen:
„Gesendet von John Smith (Finanzautomatisierung) “
Dies trägt dazu bei, die Kommunikation klar und professionell zu halten, insbesondere in größeren Organisationen.
Schritt 5: Senden Sie eine E-Mail mit extrahierten Daten
Abschließend sendet die Aktion „E-Mail senden (V2)“ die Ergebnisse.
Konfigurationsdetails:
An: Wählen Sie Ihre eigene E-Mail oder das freigegebene Postfach des Finanzteams.
Betreff: Rechnung extrahiert – [Rechnungsnummer]
Textkörper: Fügen Sie die zuvor erstellte HTML-Tabelle ein.
📌 Beispiel-E-Mail:
Betreff: Rechnung extrahiert – INV-2025-1047
Hallo,
Hier sind die vom Flow extrahierten Rechnungsdetails:
Rechnungsnummer | Name des Anbieters | Rechnungsdatum | Fälligkeitsdatum | Gesamtbetrag |
INV-2025-1047 | Contoso Ltd. | 01. Oktober 2025 | 30. Oktober 2025 | 12.350,00 € |
Mit freundlichen Grüßen, Ihr Power Automate Flow
Das bedeutet, dass Ihr Team die Rechnungsdetails direkt in seinem Posteingang prüfen kann, ohne die Rechnungsdatei selbst öffnen zu müssen.
So funktioniert es hinter den Kulissen
Auf einer hohen Ebene funktioniert dieser Ablauf in drei Schichten:
Eingabeebene (Trigger) – Definiert, wie Rechnungen empfangen werden (manuell, E-Mail, SharePoint usw.).
KI-Ebene (KI-Builder-Modell) – Verwendet maschinelles Lernen, um strukturierte Daten aus unstrukturierten Rechnungsdateien zu extrahieren.
Ausgabeebene (Aktionen) – Formatiert die Daten und sendet sie per E-Mail, speichert sie in Excel, Dataverse oder überträgt sie in andere Systeme.
Microsoft übernimmt das Training des KI-Modells im Hintergrund, sodass Sie es einfach in Ihren Flow einbinden können, ohne sich um die Modellentwicklung kümmern zu müssen.
Was kann noch erreicht werden?
Dieses einfache Szenario vom Versenden einer Rechnung per E-Mail ist nur der Anfang. Mit demselben AI Builder-Modell können Sie die Automatisierung in viele Richtungen erweitern:
1. Daten in Excel oder Dataverse speichern
Anstatt die Ergebnisse per E-Mail zu versenden, schreiben Sie die extrahierten Daten direkt in:
Eine SharePoint-Liste
Eine Excel-Datei in OneDrive
Eine Dataverse-Tabelle
Dadurch entsteht ohne manuelle Arbeit ein durchsuchbares Rechnungsarchiv.
2. Integration mit ERP- oder Buchhaltungssystemen
Verwenden Sie Konnektoren, um Rechnungsdetails direkt in Dynamics 365, SAP oder andere ERP-Systeme zu übertragen und so die erneute Dateneingabe vollständig zu vermeiden.
3. Genehmigungen auslösen
Fügen Sie einen bedingten Schritt hinzu:
Wenn der Rechnungsbetrag > 10.000 € ist → Zur Genehmigung durch den Manager senden.
Ansonsten → Speichern und als zahlungsbereit markieren.
Dadurch dient der Fluss nicht nur der Information, sondern ist Teil Ihrer Finanzverwaltung.
4. Kombinieren Sie mit Power BI
Speichern Sie Rechnungsdetails in einer Datenbank und verbinden Sie diese mit Power BI. So können Sie Dashboards erstellen, die Folgendes anzeigen:
Rechnungsvolumen nach Kreditor
Durchschnittliche Rechnungsbeträge
Zahlungsfristen
5. Automatisierte Archivierung
Speichern Sie die verarbeiteten Rechnungs-PDFs in einer strukturierten SharePoint-Bibliothek (z. B. nach Lieferant oder Jahr) mit Metadaten, die vom AI Builder ausgefüllt werden.
Vorteile der Verwendung von KI-Flows für Rechnungen
Schnelle Einrichtung – Sie müssen Ihr eigenes Modell nicht trainieren.
Flexibilität – Funktioniert mit vielen Dateiformaten (PDFs, gescannte Bilder).
Anpassungsfähigkeit – Kann mit Hunderten von Power Automate-Konnektoren kombiniert werden.
Skalierbar – Von einer Rechnung pro Tag bis zu Tausenden pro Monat.
Abschluss
Mit Power Automate und AI Builder können Sie die Rechnungsverarbeitung von einer manuellen, fehleranfälligen Aufgabe in einen optimierten, intelligenten Workflow umwandeln.
Indem Sie die fünf Schritte befolgen – Auslösen des Flows, Extrahieren der Rechnungsdaten, Erstellen einer Tabelle, Abrufen der Profilinformationen und Senden einer E-Mail – können Sie in weniger als einer Stunde über eine voll funktionsfähige Rechnungsautomatisierung verfügen.
Von dort aus erweitern sich die Möglichkeiten: Integration mit ERP, Power BI-Dashboards, automatisierte Archivierung oder bedingte Genehmigungen.
Bei der Automatisierung geht es nicht nur darum, Zeit zu sparen – es geht darum, intelligentere Prozesse zu entwickeln, die mit Ihrem Unternehmen wachsen. Mit Power Automate AI Flows wird die Rechnungsverwaltung schneller, präziser und deutlich weniger stressig.
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