Die Leistungsfähigkeit von Excel-Tabellen und Pivot-Tabellen freisetzen: Ein Leitfaden für Anfänger

Das Arbeiten mit Daten in Excel ist einfach und macht sogar Spaß, wenn Sie sich mit Tabellen und PivotTables auskennen. Eine Excel-Tabelle ist ein Datenbereich, den Sie in ein tabellarisches Format umwandeln – mit automatischer Filterung, Farben und speziellen Formeln. Eine PivotTable ist ein zusammenfassender Bericht, den Sie mit wenigen Klicks aus Ihren Daten erstellen. Damit können Sie Ihre Daten sofort gruppieren, summieren und vergleichen, ohne Formeln schreiben zu müssen. In diesem Beitrag stellen wir diese Funktionen vor, zeigen Ihnen ihre Anwendung (mit Screenshots!) und veranschaulichen anhand von Beispielen aus Vertrieb, Personalwesen und Bildung, warum sie so hilfreich sind. Am Ende erfahren Sie, wie Tabellen und PivotTables Ihnen Zeit sparen und Ihnen mit nur wenigen Klicks Einblicke verschaffen.

Was ist eine Excel-Tabelle?

Eine Excel-Tabelle organisiert zusammengehörige Daten in Zeilen und Spalten und erleichtert so die Verwaltung. Sobald Sie einen Zellbereich als Tabelle formatieren, wendet Excel automatisch eine Kopfzeile, Farbbänder und Filterschaltflächen an. Hier ist beispielsweise eine Tabelle mit Produktdaten:

Example of data formatted as an Excel Table (each column has a header with a filter dropdown)

In dieser Tabelle sind die Spaltenüberschriften und die abwechselnden Zeilenfarben sofort erkennbar. Excel fügt außerdem in jeder Überschriftenzelle kleine Dropdown-Pfeile hinzu, sodass Sie die Daten sofort filtern oder sortieren können. Tabellen erweitern sich automatisch, wenn Sie neue Zeilen oder Spalten hinzufügen, und Formeln in einer Spalte werden automatisch kopiert (so dass Sie nicht kopieren und einfügen müssen). Kurz gesagt: Durch die Umwandlung Ihrer Rohdaten in eine Excel-Tabelle werden diese strukturiert und dynamischer , sodass Sie sie einfacher filtern, sortieren und analysieren können.

So erstellen Sie eine Tabelle

Das Erstellen einer Tabelle in Excel erfordert nur wenige Klicks. Hier sind die grundlegenden Schritte:

1. Wählen Sie Ihre Daten aus. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle im Datenbereich, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten (achten Sie darauf, dass Ihre Daten in zusammenhängenden Zeilen und Spalten mit einer Kopfzeile vorliegen).

2. Fügen Sie eine Tabelle ein. Klicken Sie auf der Registerkarte „Start “ auf „Als Tabelle formatieren“ oder auf der Registerkarte „ Einfügen “ auf „Tabelle“ . Wählen Sie anschließend einen Tabellenstil (Farbe) aus.

3. Überschriften bestätigen. Wenn Ihre erste Zeile Spaltenüberschriften enthält, aktivieren Sie im angezeigten Dialogfeld „Meine Tabelle hat Überschriften“ und klicken Sie dann auf „OK“.

4. Passen Sie die Größe bei Bedarf an. Excel formatiert die Daten als Tabelle. Wenn Sie später weitere Zeilen hinzufügen möchten, beginnen Sie unten mit der Eingabe. Die Tabelle wird automatisch erweitert.

Fertig – Sie haben eine Tabelle erstellt! Excel formatiert sie normalerweise mit einer Standardfarbe und fügt in jeder Kopfzeile Filterpfeile hinzu (wie oben gezeigt).

Create Excel Table from a data range (dataset)

Hauptvorteile der Verwendung von Tabellen

Die Verwendung von Excel-Tabellen bietet gegenüber einfachen Zellbereichen mehrere Vorteile:

• Strukturierte Daten und einfaches Filtern: Jede Tabellenspalte verfügt über einen anklickbaren Kopfpfeil, sodass Sie die Daten mit einem Klick filtern oder sortieren können. So können Sie beispielsweise eine Verkaufstabelle filtern, um nur die Verkäufe der Region „Ost“ anzuzeigen, oder eine Lagertabelle nach Menge sortieren.

• Automatische Formatierung: Tabellen haben ansprechende, abgestufte Zeilenfarben (abwechselnde Farbtöne), die die Lesbarkeit verbessern. Sie können außerdem verschiedene Tabellenstile über das Menüband auswählen.

• Dynamische Formeln: Wenn Sie eine Formel in eine Zelle einer Tabellenspalte (z. B. eine berechnete Spalte) eingeben, wendet Excel diese Formel automatisch auf alle Zellen der Spalte an. Das bedeutet, dass Sie Formeln nicht extra nach unten ziehen oder kopieren müssen – die Formeln werden sofort angewendet.

• Automatische Erweiterung: Wenn Sie neben einer Tabelle neue Zeilen oder Spalten hinzufügen, wird die Tabelle automatisch erweitert, wobei Formatierung und Formeln übernommen werden. So bleiben Ihre Daten konsistent.

• Strukturierte Referenzen: Tabellen geben aussagekräftige Namen für Spalten vor, sodass Formeln Spaltennamen anstelle von Zelladressen verwenden können (was die Lesbarkeit der Formeln verbessert). Wenn Sie beispielsweise =SUMME(Tabelle1[Umsatz]) schreiben, wird die Formel automatisch aktualisiert, wenn Sie weitere Zeilen hinzufügen .

• Duplikate und Summen entfernen: Tabellen verfügen über benutzerfreundliche Tools zum Entfernen doppelter Zeilen oder zum Hinzufügen einer „Gesamt“-Zeile, mit der eine Spalte mit einem Klick summiert oder gemittelt werden kann.

Dank dieser Funktionen eignen sich Tabellen ideal für viele Zeilen und Spalten mit verknüpften Daten. Beispielsweise kann ein Lehrer alle Testergebnisse seiner Schüler in einer Tabelle erfassen und anschließend mühelos nach Klasse oder Fach filtern. Oder ein Personalmanager verfügt über eine Mitarbeitertabelle, in der die Sortierung nach Abteilung oder Standort nur einen Klick entfernt ist. Die integrierten Überschriften und Filter vereinfachen das Vergrößern der benötigten Daten.

After you format the table properly, the Table Design tab pops up. There, you have more options suitable only for Excel tables.

Was ist eine PivotTable?

Eine PivotTable ist das Excel-Tool zum Zusammenfassen und Analysieren von Daten aus einer Tabelle (oder einem Bereich). Stellen Sie sich eine PivotTable als dynamischen Bericht vor, mit dem Sie schnell Summen, Durchschnittswerte, Anzahlen und mehr über verschiedene Kategorien hinweg berechnen können. Mit einer PivotTable müssen Sie keine Formeln schreiben – verschieben Sie Felder einfach per Drag & Drop, um sofort Zusammenfassungen zu erhalten. Microsoft beschreibt eine PivotTable als „leistungsfähiges Tool zum Berechnen, Zusammenfassen und Analysieren von Daten, mit dem Sie Vergleiche, Muster und Trends erkennen können“.

Stellen Sie sich beispielsweise eine Umsatztabelle mit den Spalten „ Region“ , „Produkt“ und „Betrag“ vor. Eine PivotTable könnte Ihnen sofort den Gesamtumsatz nach Region oder Produktkategorie anzeigen – und Sie können diese Kategorien jederzeit ändern. Mit PivotTables können Sie außerdem Pivotieren (Zeilen und Spalten vertauschen), um Daten in einem anderen Layout anzuzeigen, bestimmte Elemente zu filtern und Details zu vertiefen. Kurz gesagt: PivotTables verwandeln lange Datentabellen in übersichtliche, flexible Berichte.

So erstellen Sie eine PivotTable

So können Sie auf einfache Weise aus Ihrer Tabelle oder Ihrem Bereich eine PivotTable erstellen:

1. Wählen Sie die Daten aus. Klicken Sie auf eine beliebige Zelle in Ihrer Tabelle (oder im Datenbereich).

2. Fügen Sie eine PivotTable ein. Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf PivotTable .

3. Wählen Sie Platzierung. Bestätigen Sie im Dialogfeld die Tabelle/den Bereich und wählen Sie, ob die PivotTable in ein neues oder vorhandenes Arbeitsblatt eingefügt werden soll. Klicken Sie auf OK .

4. Erstellen Sie die PivotTable. Auf der rechten Seite sehen Sie den Bereich „PivotTable-Felder“. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Feldern (Spalten), die Sie verwenden möchten. Ziehen Sie sie dann nach Bedarf in die Bereiche „Zeilen“ , „Spalten“ , „Werte “ und „Filter“ . Um beispielsweise „Umsatz nach Farbe“ zu erhalten, ziehen Sie „Farbe“ in den Bereich „Zeilen“ und „Betrag“ in den Bereich „Werte“ (standardmäßig „Summe“).

   
   

How to insert a Pivot table from the Insert tab

PivotTable Fields pane. Drag fields (here “Color” and “Sum of Qty”) into the Rows and Values areas to create an instant summary

Das Erstellen einer PivotTable ist intuitiv: Ziehen Sie Felder per Drag & Drop, um verschiedene Zusammenfassungen anzuzeigen. In unserem obigen Beispiel zeigte das Ziehen von „Farbe“ in „Zeilen“ und das Auswählen von „Menge“ für Werte sofort die Gesamtmengen pro Farbe an. Sie können Felder einfach neu anordnen oder Filter hinzufügen, um die Daten genauer zu untersuchen. Sobald die PivotTable erstellt ist, können Sie sie aktualisieren, wenn sich die ursprünglichen Daten ändern (z. B. durch Rechtsklick und Auswahl von „Aktualisieren“ ).

Hauptvorteile von PivotTables

PivotTables sind hilfreich, wenn Sie schnell Einblicke oder Vergleiche aus großen Datensätzen benötigen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

• Schnelle Zusammenfassungen: Mit PivotTables können Sie Daten sofort nach Kategorien summieren oder zählen, ohne Formeln schreiben zu müssen. So können Sie beispielsweise in Sekundenschnelle den Gesamtumsatz nach Produkt oder die Mitarbeiterzahl nach Abteilung ermitteln.

• Flexible Gruppierung: Sie können Daten im Handumdrehen gruppieren und neu anordnen . Möchten Sie Daten nach Monat statt nach Region anzeigen? Verschieben Sie einfach die Felder. PivotTables passen sich automatisch an, sodass Sie neue Fragen (wie „Wie hoch waren die Gesamtsummen des letzten Quartals?“) per Drag-and-Drop beantworten können.

• Einfache Vergleiche: PivotTables erleichtern den Vergleich von Kategorien. So können Sie beispielsweise die Umsätze in Ost- und Westregionen vergleichen oder Budget und tatsächliche Ausgaben nebeneinander darstellen. Diagramme können zu PivotTables hinzugefügt werden, um diese Muster und Trends visuell darzustellen.

• Filtern und Drilldown: Wie Tabellen verfügen auch PivotTables über integrierte Filter und die Möglichkeit, Details zu vertiefen. Sie können eine PivotTable filtern, um nur eine Produktlinie anzuzeigen, oder auf eine Summe doppelklicken, um die zugrunde liegenden Zeilen anzuzeigen, aus denen sich diese Zahl zusammensetzt. Diese Interaktivität hilft Ihnen, Muster zu erkennen und Fragen schnell zu beantworten.

• Weniger manueller Aufwand: Da PivotTables so dynamisch sind, müssen Sie keine Formeln schreiben oder kopieren, um Summen nach Kategorien zu erhalten. Das spart Zeit und vermeidet Fehler – alles wird automatisch berechnet.

Kurz gesagt: PivotTables wandeln Rohdaten in On-Demand-Berichte um, die Ihnen helfen, Erkenntnisse zu gewinnen. Wie ein Excel-Experte sagt, ermöglichen PivotTables die Erstellung von „Sofortberichten“ und das Gewinnen von Erkenntnissen , ohne komplexe Formeln schreiben zu müssen .

Praxisbeispiele

Hier sind einige anfängerfreundliche Szenarien aus verschiedenen Bereichen, die zeigen, wie Tabellen und PivotTables zusammenarbeiten:

• Verkaufsdaten (Einzelhandel oder E-Commerce): Angenommen, Sie haben eine Verkaufstabelle mit allen Bestellungen und Spalten wie „Datum“ , „Produkt“ , „Region“ und „Betrag“ . Sie können die Tabelle ganz einfach filtern, um nur ein bestimmtes Produkt anzuzeigen, oder nach Datum sortieren, indem Sie sie als Excel-Tabelle formatieren. Erstellen Sie dann aus dieser Tabelle eine PivotTable, um Ihnen sofort den Gesamtumsatz nach Region oder die meistverkauften Produkte anzuzeigen. Ziehen Sie beispielsweise „Region“ in den Bereich „Zeilen“ und „Betrag“ in den Bereich „Werte“, um den Gesamtumsatz pro Region anzuzeigen. So können Vertriebsteams Trends erkennen (z. B. welche Region mehr Marketing benötigt).

• Personaldaten (Personalwesen): Stellen Sie sich eine Mitarbeitertabelle mit den Spalten „Name“ , „Abteilung“ , „Einstellungsdatum“ und „Gehalt“ vor. Durch die Umwandlung in eine Tabelle kann die Personalabteilung Mitarbeiter nach Abteilung filtern oder nach Gehalt sortieren. Eine PivotTable kann dann die Mitarbeiterzahlen oder die Gesamtgehälter nach Abteilungen zusammenfassen. Ziehen Sie beispielsweise „Abteilung“ in den Bereich „Zeilen“ und „ Name“ in den Bereich „Werte“ (auf „Anzahl“ setzen), um die Anzahl der Mitarbeiter in jeder Abteilung anzuzeigen. Oder fügen Sie „Gehalt“ in den Bereich „Werte“ ein, um die Gesamtlohnsumme pro Abteilung anzuzeigen. Diese Art der Zusammenfassung eignet sich hervorragend für Personalberichte oder die Budgetplanung.

• Bildungsdaten (Schulen oder Universitäten): Stellen Sie sich eine Tabelle mit Schülertestergebnissen vor, die die Spalten „Schüler“ , „Klasse“ , „Fach“ und „Ergebnis“ enthält. Da die Tabelle einfach nach Fach gefiltert oder nach Schülernamen sortiert werden kann, zeigt sie schnell Durchschnittsergebnisse nach Klasse oder die Anzahl der Schüler pro Jahrgangsstufe an. Ziehen Sie beispielsweise „Klasse“ in den Bereich „Zeilen“ und „Ergebnis“ in den Bereich „Werte“ (auf „Durchschnitt“ setzen), um das Durchschnittsergebnis jeder Klasse zu erhalten. Lehrkräfte oder Administratoren können so die beste Klasse ermitteln oder Fächer vergleichen.

In jedem Fall hält die Excel-Tabelle die Rohdaten organisiert und filterbar, während die PivotTable diese in eine aussagekräftige Zusammenfassung oder einen Bericht umwandelt. Sie können sogar Funktionen kombinieren – beispielsweise eine Tabelle als Quelle für Ihre PivotTable verwenden und Filter/Slicer auf die PivotTable anwenden, um eine noch interaktivere Analyse zu ermöglichen.

Schlussworte

Excel-Tabellen und PivotTables sind leistungsstarke und dennoch anfängerfreundliche Tools. Tabellen bieten Ihnen einen strukturierten, dynamischen Bereich für Ihre Daten (mit praktischen Filtern, Formatierungen und Formeln). Mit PivotTables können Sie Daten in Sekundenschnelle zusammenfassen und analysieren . Sobald Sie den Dreh raus haben, werden Sie sich fragen, wie Sie jemals große Tabellen ohne diese Funktionen verwalten konnten. Probieren Sie es mit einigen Beispieldaten aus – Sie werden staunen, wie viel schneller und einfacher die Datenanalyse sein kann!

Quellen: Microsoft Excel-Dokumentation und Experten-Tutorials zu Tabellen und Pivot-Tabellen. https://support.microsoft.com/en-us/office/create-a-pivottable-to-analyze-worksheet-data-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576#:~:text=Create%20a%20PivotTable%20in%20Excel,for%20Windows , https://www.excelcampus.com/tools/power-user-checklist/#:~:text=Pivot%20Tables%20are%20one%20of,insights%20without%20writing%20complex%20formulas Diese Ressourcen erklären detailliert, wie Tabellen/Pivots funktionieren und welche Vorteile sie bieten.