Power BI vs. Excel: Welches Tool solltest du wählen?

Power BI vs. Excel: Welches Tool solltest du wählen?

In der heutigen, datengetriebenen Welt ist es wichtiger denn je, Daten analysieren und verstehen zu können. Für alle, die sich in diesem Bereich weiterentwickeln möchten, stehen zwei große Werkzeuge zur Auswahl: Power BI und Excel. Beide Tools sind weit verbreitet, haben jedoch unterschiedliche Stärken und Einsatzgebiete.

Wenn du dir unsicher bist, womit du anfangen solltest, hilft dir dieser Leitfaden, eine fundierte Entscheidung zu treffen.

Wir werfen einen Blick auf beide Tools, zeigen dir ihre Funktionen und Vorteile – und helfen dir, den besten Einstiegspunkt für deinen Weg zur Datenkompetenz zu finden.

Excel vs Power BI

Excel verstehen: Das klassische Tabellenkalkulationstool

Funktionsübersicht von Excel

Excel ist eine leistungsstarke Tabellenkalkulationssoftware, die es bereits seit über 30 Jahren gibt. Sie ist äußerst vielseitig einsetzbar und besonders stark in den Bereichen Datenbearbeitung, Analyse und Visualisierung.

Von einfachen Aufgaben wie Haushaltsplanung bis hin zu komplexen Datenmodellen – Excel kann eine Vielzahl von Szenarien abdecken. Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Formeln und Funktionen:Excel bietet über 400 integrierte Funktionen, mit denen sich von einfachen Summen bis hin zu komplexen statistischen Analysen (z. B. Regression oder Zeitreihenanalyse) alles berechnen lässt.

  
  

• Pivot-Tabellen: Mit Pivot-Tabellen können große Datenmengen schnell zusammengefasst und ausgewertet werden. Zeilen werden in Spalten umgewandelt (und umgekehrt), um Muster besser sichtbar zu machen.

  
  

• Datenvisualisierung: Excel stellt zahlreiche Diagrammtypen bereit, wie Balken-, Linien- oder Kreisdiagramme. Beispielsweise lässt sich mit einem Kreisdiagramm schnell die Umsatzverteilung darstellen.

  
  

• Datenbereinigung: Excel bietet leistungsstarke Tools zum Sortieren, Filtern und Bereinigen von Daten – ideal für die Vorbereitung von Datensätzen für tiefere Analysen.

  
  

Wann sollte man Excel verwenden?

Excel eignet sich besonders für Situationen, in denen detaillierte Datenbearbeitung oder schnelle Analysen gefragt sind:

• Individuelle Projekte: Für persönliche Finanzplanung oder kleinere Datenaufgaben ist Excel oft völlig ausreichend. Beispiel: Ein Haushaltsplan zur Verfolgung der monatlichen Ausgaben.

  
  

• Schnelle Datenanalysen: Excel ist ideal für spontane Auswertungen, ohne dass zusätzliche Software erforderlich ist. Eine Kleinunternehmerin kann z. B. Verkaufszahlen direkt analysieren.

  
  

• Zusammenarbeit: Da viele Menschen Excel bereits kennen, ist die Zusammenarbeit an geteilten Dateien unkompliziert.

  
  

Nachteile von Excel

Trotz vieler Vorteile hat Excel auch seine Grenzen:

• Begrenzte Skalierbarkeit: Excel kommt bei großen Datensätzen schnell an seine Grenzen (max. 1.048.576 Zeilen). Komplexe Formeln können die Leistung beeinträchtigen oder sogar zum Absturz führen.

  
  

• Eingeschränkte Visualisierungen: Die Diagrammfunktionen sind zwar nützlich, aber nicht so dynamisch oder interaktiv wie in spezialisierten Tools wie Power BI.

  
  

• Versionsprobleme bei Zusammenarbeit: Gemeinsames Arbeiten kann schnell unübersichtlich werden, wenn mehrere Versionen einer Datei existieren – das gefährdet die Datenqualität.

  
  

Excel please?

Power BI entdecken: Das dynamische Business-Intelligence-Tool

Funktionsübersicht von Power BI

Power BI ist ein modernes Business-Analytics-Tool, das sich auf interaktive Visualisierungen und Berichterstattung konzentriert. Es wurde speziell für die Datenvisualisierung entwickelt und unterscheidet sich in vielen Punkten deutlich von Excel.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Datenanbindung: Power BI kann sich mit einer Vielzahl an Datenquellen verbinden – darunter Datenbanken, Cloud-Dienste und Excel-Dateien. Es unterstützt über 70 Datenkonnektoren.

  
  

• Datenmodellierung: Daten aus verschiedenen Quellen lassen sich einfach modellieren und kombinieren, um ein einheitliches Analysemodell zu erstellen.

  
  

• Interaktive Berichte und Dashboards: Nutzer können visuell ansprechende Berichte und Dashboards gestalten – ideal zur Weitergabe von Erkenntnissen im Team.Beispiel: Ein Marketingteam kann ein Live-Dashboard mit aktuellen Kampagnenzahlen erstellen.

  
  

• Abfragen in natürlicher Sprache (Q&A): Mit der Q&A-Funktion lassen sich Fragen auf Englisch stellen, wie z. B. „What were the total sales last quarter?“ – Power BI liefert automatisch die passende Auswertung.

  
  

Wann sollte man Power BI verwenden?

Power BI ist besonders stark, wenn es um dynamische Berichte, Echtzeitdaten und große Datenmengen geht:

• Datenvisualisierung: Wer interaktive und visuell ansprechende Reports benötigt, findet in Power BI eine große Auswahl an modernen Visualisierungselementen.

  
  

• Team-Zusammenarbeit: Dank integrierter Cloud-Funktionen lassen sich Dashboards einfach im Team teilen.Beispiel: Vertriebsteams können aktuelle Leistungskennzahlen in Echtzeit abrufen.

  
  

• Große Datenmengen: Im Gegensatz zu Excel verarbeitet Power BI Millionen von Zeilen effizient, ohne dass die Performance darunter leidet.

  
  

Nachteile von Power BI

Trotz aller Vorteile hat auch Power BI ein paar Einschränkungen:

• Lernkurve: Neue Nutzer könnten sich anfangs etwas überfordert fühlen – die Funktionen sind umfangreich. Wer aber dranbleibt, wird schnell belohnt.

  
  

• Kosten: Für bestimmte Premium-Funktionen oder Lizenzen fallen Kosten an – gerade für kleine Unternehmen kann das ein Faktor sein.

  
  

• Begrenzte statistische Funktionen: Für komplexe statistische Analysen ist Power BI nicht so umfassend ausgestattet wie Excel.

  
  

Power BI, yes?

Wesentliche Unterschiede zwischen Excel und Power BI

Ein klarer Vergleich hilft dir, das passende Tool auszuwählen:

Kriterium	Excel	Power BI
Zweck	Datenanalyse & -bearbeitung	Datenvisualisierung & Berichterstattung
Benutzeroberfläche	Klassisches Tabellenlayout	Modernes, visuelles Dashboard-Layout
Datenmenge	Bis ca. 1 Mio. Zeilen	Millionen Zeilen ohne Leistungsverlust
Zusammenarbeit	Datei-basiert, weniger flexibel	Cloud-basiert, ideal für Teams
Statistische Funktionen	Sehr umfangreich	Eingeschränkt
Visualisierung	Basisdiagramme	Interaktive, visuelle Elemente

Wie finde ich das richtige Tool für meinen Einstieg?

Wer bist du?

Bevor du dich für Excel oder Power BI entscheidest, überlege dir, wie vertraut du bereits mit Datenanalyse bist:

• Wenn du Einsteiger bist, ist Excel oft der bessere Einstieg, da es intuitiver ist und viele Grundlagen der Datenbearbeitung vermittelt.

  
  

• Wenn du bereits Erfahrung mit Daten hast und deine Fähigkeiten in Visualisierung und Business Intelligence ausbauen willst, ist Power BI möglicherweise der richtige Schritt.

  
  

Was sind deine Ziele?

Deine beruflichen Ziele spielen eine wichtige Rolle:

• Karriere in Business Intelligence oder Datenanalyse? Dann solltest du Power BI priorisieren – es ist heute in vielen Unternehmen Standard.

  
  

• Private Analysen oder kleine Datenprojekte? Dann reicht oft Excel, z. B. zur Haushaltsplanung oder Auswertung kleinerer Datenmengen.

  
  

Wie arbeitet dein Team?

Auch dein Umfeld ist entscheidend:

• Wenn dein Team überwiegend mit Excel arbeitet, kann es sinnvoll sein, damit zu beginnen – das erleichtert die Zusammenarbeit.

  
  

• Wenn dein Unternehmen bereits auf Power BI setzt, lohnt es sich, dort direkt einzusteigen und einen Beitrag zu leisten.

  
  

Excel meistern: Tipps für den Einstieg

✅ Mit den Grundlagen starten

Nutze kostenlose Tutorials, YouTube-Kanäle und Online-Kurse, um Formeln, Pivot-Tabellen und grundlegende Visualisierungen zu lernen.

✅ Fortgeschrittene Funktionen entdecken

Wenn du dich sicher fühlst, kannst du dich mit Themen wie Makros (VBA), Power Query oder erweiterten Visualisierungen beschäftigen.

✅ Übung macht den Meister

Übe regelmäßig – z. B. mit kleinen Projekten oder durch das Nachbauen von Beispielen – so vertiefst du dein Wissen effektiv.

Power BI meistern: Tipps für den Einstieg

✅ Oberfläche kennenlernen

Die Oberfläche ist umfangreich, aber modern. Mit etwas Zeit wirst du dich schnell zurechtfinden – auch dank monatlicher Updates.

Tipp: Nutze z. B. öffentlich verfügbare Datensätze auf www.kaggle.com für erste Berichte.

✅ Die Community nutzen

Die Power BI-Community ist riesig! Viele Websites, Foren und YouTube-Kanäle bieten kostenloses Wissen.

Dein bester Startpunkt: powerbi.microsoft.com/blog

✅ Praxisnahe Anwendung

Je mehr du mit echten (oder realitätsnahen) Daten arbeitest, desto schneller wirst du sicher im Umgang mit Power BI. Erstelle z. B. Dashboards zu aktuellen Themen oder eigenen Projekten.

Fazit: Excel oder Power BI – was ist die richtige Wahl?

Ob du Excel oder Power BI zuerst lernen solltest, hängt von deinen Zielen, deinem Kenntnisstand und dem Umfeld ab.

• Wenn du schnelle, praktische Datenanalysen und Flexibilität suchst: Starte mit Excel.

  
  

• Wenn du moderne, interaktive Dashboards und Datenvisualisierung für Teams brauchst: Wähle Power BI.

  
  

Am besten ist es, beide Tools zu kennen – und zu wissen, wann welches zum Einsatz kommt.So hebst du deine Datenkompetenz auf das nächste Level – ganz gleich, ob im Beruf oder privat.