Die besten Power Query-UI-Funktionen, die Sie wahrscheinlich nicht verwenden

Power Query wird oft als Tool zum Laden und Bereinigen von Daten angesehen – bietet aber weit mehr als nur die Grundlagen. Die meisten Benutzer verlassen sich auf eine Handvoll Transformationen, während die Benutzeroberfläche leistungsstarke Funktionen verbirgt, die Ihren Workflow schneller, übersichtlicher und wartungsfreundlicher machen.

In diesem Beitrag führe ich Sie durch die besten Power Query-UI-Funktionen und versteckten Schätze – kein M-Code erforderlich.

Ich wiederhole, kein M-Code, nur UI!!!

10 Power Query UI-Funktionen für effiziente Datenbearbeitung und -analyse: Von Spaltenprofilerstellung und Qualitätssicherung bis hin zu dynamischen Datumfiltern und Dateikombinationen.

1. Spaltenprofilierung, Qualität und Verteilung

Eine der am meisten unterschätzten Funktionen in Power Query: Datenprofilierung . Unter Ansicht → Datenvorschau finden Sie drei leistungsstarke Umschalter:

• Spalte „Qualität“ – zeigt Prozentsätze gültiger, fehlerhafter und leerer Werte.

• Spaltenverteilung – bietet Histogramme von Werten und hilft, Ausreißer zu erkennen.

• Spaltenprofil – zeigt detaillierte Statistiken wie Minimum, Maximum, eindeutige Anzahl usw.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie importieren einen Verkaufsdatensatz. Mit einem Klick können Sie sofort Folgendes sehen:

• 15 % der „CustomerID“-Werte fehlen.

• „Land“ hat nur 8 verschiedene Einträge (es sollte also vielleicht eine Nachschlagetabelle sein).

• „SalesAmount“ hat negative Werte (potenzielle Rückerstattungen).

👉 Dadurch wird Power Query zu einem schnellen Dashboard zur Datenqualität, noch bevor Sie Ihre Daten in Excel oder Power BI laden.

Power Query in Aktion: Die Ansicht zeigt die Profilansicht einer Datenbearbeitung in Power BI. Aktivierte Optionen wie Spaltenverteilung und -qualität bieten Einblick in die Datengüte und -struktur, einschließlich der Verteilung von gültigen, fehlerhaften und leeren Einträgen in verschiedenen Datenfeldern.

2. Zusammenführen und Anhängen mit Fuzzy Matching

Jeder verwendet Merge Queries , aber nur sehr wenige probieren die im Merge-Dialog versteckte Option „Fuzzy Match“ aus.

• Normale Zusammenführung: Kombiniert Tabellen nach genauen Schlüsselwerten (z. B. CustomerID).

• Fuzzy Merge: Ermöglicht das Abgleichen ähnlicher, aber nicht exakter Textwerte.

Beispiel: Wenn in einem Datensatz „Jon Smith“ und in einem anderen „John Smith“ vorhanden ist, können sie durch eine Fuzzy-Zusammenführung mit anpassbaren Ähnlichkeitsschwellenwerten dennoch zugeordnet werden.

Dies ist ein Lebensretter bei unübersichtlichen Daten wie Umfrageergebnissen, Kundennamen oder Produktkategorien.

Screenshot des Merge-Dialogs in einer Datenverarbeitungssoftware, der die Auswahl eines Tabellenzusammenführungsprozesses zeigt. Eine Tabelle mit Kanälen wird angezeigt und die Option für "Fuzzy Matching" ist aktiviert, um eine flexible Anpassung der Daten zu ermöglichen.

3. Datentypen automatisch erkennen

Anstatt Spalten manuell zu konvertieren, kann Power Query Datentypen für Sie erkennen.

• Gehen Sie zu Transformieren → Datentyp erkennen .

• Es scannt den Spalteninhalt und weist den wahrscheinlichsten Typ (Datum, Zahl, Text) zu.

Beispiel: Importieren von CSV-Dateien mit als Text formatierten Datumsspalten. Anstatt die Korrektur einzeln vorzunehmen, führen Sie „Datentyp erkennen“ in Sekundenschnelle für alle Spalten aus.

Power Query-Editor: Datenumwandlung und Erkennung des Datentyps in einer Tabelle mit Codes und Kanälen.

4. Gruppieren nach mit Aggregationen

„Gruppieren nach“ dient nicht nur zum Zählen von Zeilen. Sie können es mit Folgendem kombinieren:

• Summe, Durchschnitt, Median

• Alle Zeilen (um ganze gruppierte Tabellen beizubehalten)

Beispiel: Gruppieren Sie in einem Verkaufsdatensatz nach Region und erhalten Sie:

• Summe der Verkäufe

• Durchschnittliche Transaktionsgröße

• Anzahl der Kunden

Die Option „Alle Zeilen“ ist ein verstecktes Juwel – sie ermöglicht Ihnen, Daten zu gruppieren, behält aber alle Details für spätere Drilldowns zur Verfügung.

Power Query-Bildschirm mit Fokus auf die "Gruppieren nach"-Funktion. Die Abfrage "Product_Table" wird ausgewählt, um Produktcodes zu zählen.

5. Bedingte Spalten – Keine WENN-Formel erforderlich

Anstatt Excel-WENN-Formeln zu schreiben, können Sie mit dem Assistenten für bedingte Spalten von Power Query Schritt für Schritt eine Logik erstellen.

Beispiel:

• Wenn „SalesAmount“ > 1000 → als „High Value“ markieren

• Sonst → „Normal“

Bonus: Sie können Bedingungen verschachteln, ohne die Formelprobleme zu haben, die Excel oft mit sich bringt.

Power BI-Benutzeroberfläche zum Erstellen einer bedingten Spalte, die es ermöglicht, benutzerdefinierte Werte basierend auf festgelegten Kriterien und Bedingungen hinzuzufügen.

6. Aufteilen nach Trennzeichen, Anzahl der Zeichen oder Ziffern in Nicht-Ziffern

Die Funktion „Spalte teilen “ geht über die Funktion „nach Trennzeichen“ hinaus. Sie können nach folgenden Zeichen teilen:

• Anzahl der Zeichen (z. B. die ersten 3 für die Landesvorwahl).

• Übergänge von Kleinbuchstaben zu Großbuchstaben/von Ziffern zu Nicht-Ziffern .

Beispiel: „DE12345“ → Mit zwei Klicks in „DE“ und „12345“ aufteilen.

Power Query Editor in Aktion: Spaltenaufteilung mithilfe eines Trennzeichens im Transformationsbereich.

7. Obere/untere Zeilen oder Fehler beibehalten/entfernen

Beim Bereinigen von Daten werden häufig unerwünschte Zeilen entfernt. Die Benutzeroberfläche bietet:

• Obere/untere Zeilen entfernen

• Abwechselnde Zeilen entfernen

• Fehler behalten (um zu analysieren, was kaputt ist)

• Fehler entfernen (zum schnellen Bereinigen)

Beispiel: Importierte Protokolldateien enthalten häufig drei Kopfzeilen und eine zusammenfassende Fußzeile. Anstatt diese manuell zu löschen, verwenden Sie „Obere Zeilen entfernen = 3“ und „Untere Zeilen entfernen = 1“.

Power Query-Benutzeroberfläche in Excel, die die Optionen zur Bearbeitung und Verwaltung von Datenquellen zeigt, einschließlich des Entfernens von Zeilen und Duplikaten.

8. Werte durch erweiterte Optionen ersetzen

Die Funktion „Werte ersetzen“ verfügt über eine Schaltfläche „Erweiterte Optionen“, die nur wenige Leute bemerken. Damit können Sie:

• Ganze Werte ersetzen

• Ersetzen Sie nur innerhalb eines Teils einer Zeichenfolge

• Groß-/Kleinschreibung beachten oder ignorieren

Beispiel: Ersetzen Sie in einer Produktliste „Ltd.“ nur dann durch „Limited“, wenn es am Ende eines Namens steht, und lassen Sie „Ltd. Edition“ unverändert.

Power Query-Editor mit hervorgehobener "Werte ersetzen"-Funktion im Menü unter der Registerkarte "Start"; Kontextmenü zur Datenbearbeitung in der ausgewählten "Product_Table"-Abfrage.

9. Filtern mit „Mehr laden“ und dynamischen Datumsfiltern

Das Filtern in Power Query bietet zusätzliche Flexibilität:

• Mit „Mehr laden“ können Sie zusätzliche eindeutige Werte anzeigen, wenn die Vorschau eingeschränkt ist.

• Mit dynamischen Datumsfiltern können Sie „Diesen Monat“, „Nächste 7 Tage“ oder „Jahr bis heute“ direkt aus dem Filtermenü auswählen.

Beispiel: Sie möchten nur Bestellungen des aktuellen Monats sehen? Wählen Sie „Diesen Monat“, anstatt eine benutzerdefinierte Bedingung zu erstellen.

Ein Screenshot eines Tabellenkalkulationsprogramms zeigt die Datumsauswahl mit verschiedenen Filter- und Sortieroptionen. Die Liste der Daten reicht von 01.01.2023 bis 09.01.2023, und eine Warnung weist auf das Erreichen der Grenze von 1000 Werten hin.

10. Assistent zum Zusammenführen von Dateien (für Ordner)

Wenn Sie Dateien aus einem Ordner laden, bietet Power Query einen Assistenten zum Kombinieren von Dateien , der automatisch:

• Wendet die gleiche Transformation auf alle Dateien an

• Erkennt Header

• Erstellt im Hintergrund eine wiederverwendbare Funktion (keine Codierung erforderlich)

Beispiel: Wöchentliche CSV-Berichte aus der Buchhaltung können automatisch zu einem einzigen Datensatz zusammengefasst werden, ohne dass jede Datei neu geladen werden muss.

Bonus-Tipps

✅ Verwenden Sie „Spalten auswählen“ (Registerkarte „Start“), um nur die Felder beizubehalten, die Sie benötigen – das verbessert die Leistung. ✅ Klicken Sie im Bereich „Angewandte Schritte“ mit der rechten Maustaste auf die Schritte → benennen Sie sie deutlich um („Überschüssige Kopfzeilen entfernen“ statt „Obere Zeilen entfernt“). ✅ Verwenden Sie „Schließen und laden in …“ in Excel, um zu entscheiden, ob als Tabelle, Pivot-Tabelle geladen oder nur eine Verbindung erstellt werden soll.

Managing data columns in Power Query editor, with options to select or deselect specific fields for analysis in a sales dataset.

Abschluss

Die Benutzeroberfläche von Power Query verbirgt viel mehr, als man auf den ersten Blick sieht. Von der Datenprofilierung über Fuzzy-Merges bis hin zur erweiterten Gruppierung können Sie die meisten Herausforderungen der Datenbereinigung lösen, ohne eine einzige Zeile M-Code schreiben zu müssen.

Wenn Sie das nächste Mal in Power Query sind, erkunden Sie die Registerkarten „Ansicht“ und „Start“ etwas genauer – Sie werden überrascht sein, wie viel Zeit Sie sparen können.