Die volle Power von Power BI: So verfolgen Sie E-Mail-Aktivitäten mit dem Exchange Online Connector für ultimative Einblicke

In der heutigen digitalen Welt ist es äußerst wichtig, die E-Mail-Aktivität im Griff zu haben. Da E-Mails für Privatpersonen und Unternehmen ein beliebtes Kommunikationsmittel sind, kann die Beobachtung dieser Informationen Trends, Muster und das Engagement der Nutzer aufdecken. Hier kommt Power BI ins Spiel. Es bietet zahlreiche Funktionen, die Ihnen helfen, tief in Ihre E-Mail-Daten einzutauchen. In diesem Beitrag führen wir Sie durch die Einrichtung eines Power BI-Berichts mit dem Exchange Online-Connector, um die Aktivität gesendeter E-Mails im Auge zu behalten.

Check your Email activity in Power BI

E-Mail-Aktivitäten im digitalen Zeitalter verstehen

E-Mail-Aktivitäten gehen über einfache Kommunikation hinaus; sie liefern wertvolle Einblicke in die Interaktion von Teams und Organisationen. Durch die Überwachung gesendeter E-Mails können Sie die Produktivität messen, Spitzenzeiten der Kommunikation identifizieren und Trends über Monate oder Jahre hinweg erkennen. Beispielsweise könnte ein Unternehmen, das seine E-Mail-Aktivitäten verfolgt, feststellen, dass 60 % seiner Kommunikation dienstags (und auch montags!) und donnerstags stattfindet, was auf eine hohe Produktivität an diesen Tagen hindeutet.

Mit Power BI können Sie diese Daten aussagekräftig visualisieren und so die Ergebnisse ganz einfach mit relevanten Stakeholdern teilen.

Nutzung des Exchange Online Connectors

Der Exchange Online-Connector von Power BI bietet direkten Zugriff auf Ihre Exchange Online-Umgebung und ermöglicht Ihnen den Zugriff auf verschiedene Aspekte der E-Mail-Aktivität. Die Verbindung von Power BI mit Exchange Online ist ein benutzerfreundlicher Prozess, der zahlreiche Berichtsmöglichkeiten eröffnet.

Get Data and look for Microsoft Exchange (not online!)

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Verbinden von Power BI mit Exchange Online

1. Öffnen Sie Power BI Desktop : Stellen Sie für das beste Erlebnis sicher, dass Sie die neueste Version verwenden.

   
   

2. Wählen Sie „Daten abrufen“ : Klicken Sie auf die Schaltfläche „Daten abrufen“ in der Multifunktionsleiste „Start“.

   
   

3. Wählen Sie Exchange Online : Suchen Sie in der Power Query-Benutzeroberfläche nach dem Exchange Online-Connector und wählen Sie ihn aus.

   
   

4. Authentifizieren : Melden Sie sich mit Ihrem Organisationskonto an, das Zugriff auf Exchange Online-Daten hat. (Sie benötigen ein Microsoft-Konto.)

   
   

5. Daten laden : Wählen Sie nach der Authentifizierung relevante Tabellen wie „Nachrichten“ aus, um die E-Mail-Aktivität zu analysieren.

   
   

Mithilfe dieser Schritte können Sie E-Mail-Informationen in Power BI konsolidieren und so den Weg für ausführliche Berichte und Analysen ebnen.

Extrahieren der richtigen Datenpunkte

Sobald Sie mit Exchange Online verbunden sind, konzentrieren Sie sich auf die Extraktion relevanter Datenpunkte. Hier sind wichtige Kennzahlen, die es zu verfolgen gilt:

• Gesamtzahl gesendeter E-Mails : Zählen Sie, wie viele E-Mails innerhalb bestimmter Zeiträume gesendet wurden, und bewerten Sie so die Gesamtaktivität.

  
  

• Gesendete E-Mails pro Benutzer : Analysieren Sie, welche Benutzer am aktivsten sind. Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter 150 E-Mails pro Woche versendet, während andere etwa 30 verschicken, können Sie das Workload-Management entsprechend anpassen.

  
  

• E-Mail-Aktivität im Zeitverlauf : Identifizieren Sie Trends wie Spitzenzeiten für E-Mails. Sie stellen möglicherweise fest, dass in den letzten zwei Projektwochen ein Anstieg der E-Mails um 45 % zu verzeichnen ist. Dies deutet darauf hin, dass verbesserte Kommunikationstools erforderlich sind.

  
  

• Antwortzeiten : Messen Sie, wie schnell E-Mails beantwortet werden. Ein typisches Unternehmen strebt eine Antwortzeit von unter 24 Stunden an. Verzögerungen können auf Ineffizienzen hindeuten.

Zu diesem Zweck habe ich zwei Tabellen (Abfragen), die ich später verbunden habe: Mail und Mail-Empfänger mit leicht unterschiedlichem M-Code darin.

Tabelle der E-Mail-Empfänger:

let

    Source = Exchange.Contents(Email),

    Mail1 = Source{[Name="Mail"]}[Data],

    #"Filtered Rows" = Table.SelectRows(Mail1, each ([Folder Path] = "\Sent Items\")),

    #"Expanded ToRecipients" = Table.ExpandTableColumn(#"Filtered Rows", "ToRecipients", {"Address"}, {"Address"}),

    #"Expanded CcRecipients" = Table.ExpandTableColumn(#"Expanded ToRecipients", "CcRecipients", {"Address"}, {"Address.1"}),

    #"Removed Other Columns" = Table.SelectColumns(#"Expanded CcRecipients",{"Id", "Address.1", "Address"}),

    #"Unpivoted Columns" = Table.UnpivotOtherColumns(#"Removed Other Columns", {"Id"}, "Attribute", "Receiver"),

    #"Removed Columns" = Table.RemoveColumns(#"Unpivoted Columns",{"Attribute"}),

    #"Removed Duplicates" = Table.Distinct(#"Removed Columns")

in

    #"Removed Duplicates"

Mail:

let

    Source = Exchange.Contents(Email),

    Mail1 = Source{[Name="Mail"]}[Data],

    #"Filtered Rows" = Table.SelectRows(Mail1, each ([Folder Path] = "\Sent Items\")),

    #"Removed Other Columns" = Table.SelectColumns(#"Filtered Rows",{"Subject", "DateTimeSent", "Body", "Id"}),

    #"Expanded Body" = Table.ExpandRecordColumn(#"Removed Other Columns", "Body", {"TextBody"}, {"TextBody"}),

    #"Inserted Text Length" = Table.AddColumn(#"Expanded Body", "Length", each Text.Length([TextBody]), Int64.Type),

    #"Added Custom" = Table.AddColumn(#"Inserted Text Length", "IsOriginal", each not(

Text.Start([Subject],3) = "RE:" or

Text.Start([Subject],3) = "Re:" or

Text.Start([Subject],3) = "FW:" or

Text.Start([Subject],3) = "Fw:"

    )),

    #"Changed Type" = Table.TransformColumnTypes(#"Added Custom",{{"IsOriginal", type    logical}}),

    #"Removed Duplicates" = Table.Distinct(#"Changed Type", {"Id"}),

    #"Inserted Date" = Table.AddColumn(#"Removed Duplicates", "Date", each        DateTime.Date([DateTimeSent]), type date)

            in   #"Inserted Date"

Visualisieren der E-Mail-Aktivität in Power BI

Erstellen Sie mit den extrahierten Daten ansprechende Visualisierungen, die Erkenntnisse klar vermitteln. Hier sind einige Visualisierungsoptionen:

• Balkendiagramme : Erstellen Sie Balkendiagramme, um die Gesamtzahl der von verschiedenen Benutzern über unterschiedliche Zeiträume gesendeten E-Mails zu vergleichen.

  
  

• Liniendiagramme : Verwenden Sie Liniendiagramme, um Trends im Zeitverlauf darzustellen und Muster aufzudecken, die mit wichtigen Unternehmensprojekten oder -initiativen übereinstimmen.

  
  

• Kreisdiagramme : Zeigen Sie den Prozentsatz aller von Teammitgliedern gesendeten E-Mails an oder ob diese intern oder extern sind. Dies kann Kommunikationsunterschiede aufzeigen und ein ausgewogeneres Engagement fördern.

  
  

• Tisch : es geht immer. So haben Sie einen besseren Überblick über die Aktivitäten.

  
  

Zusätzliche Slicer können praktisch sein, wie etwa ein Datums-Slicer und auch ein Stunden- oder Tages-Slicer, sodass Sie Aktivitäten aus einer anderen Perspektive betrachten können, beispielsweise welcher Tag der „Spitzentag der Woche“ ist.

Vorteile der Analyse der E-Mail-Aktivität

Die Analyse der E-Mail-Aktivität mit Power BI bietet zahlreiche Vorteile:

• Verbesserte Teamzusammenarbeit : Die Identifizierung häufiger Korrespondenzpartner kann zu besseren Partnerschaften führen. Teams könnten feststellen, dass Personen, die häufig kommunizieren, effektiver an Projekten zusammenarbeiten.

  
  

• Ressourcenmanagement : Durch die Auswertung von E-Mail-Mustern können Sie Mitarbeiter identifizieren, die mit Nachrichten überlastet sind. Eine Optimierung ihrer Kommunikation könnte ihre Effizienz steigern.

  
  

• Verbesserte Prozesse : Erkenntnisse aus E-Mail-Daten können zu intelligenteren Vorgehensweisen führen. Wenn Teams beispielsweise lange Antwortzeiten feststellen, kann dies Diskussionen über die Einführung von Plattformen anregen, die schnellere Interaktionen ermöglichen.

Some of KPIs that can be calculated

Alternative Kommunikationsmittel in Betracht ziehen

Im Zeitalter des Instant Messaging kann die Nutzung von Alternativen wie Microsoft Teams zusätzliche Vorteile bringen. Durch die Analyse von E-Mail-Daten können Sie Momente identifizieren, in denen Echtzeitkommunikation die Effizienz steigern und die Abhängigkeit von E-Mails deutlich reduzieren kann.

Abschließende Erkenntnisse

Power BI bietet eine leistungsstarke Lösung zum Verfolgen und Melden von E-Mail-Aktivitäten über den Exchange Online-Connector. Durch die Nutzung dieser Erkenntnisse können Unternehmen die Zusammenarbeit verbessern, ihre Kommunikationsstrategien optimieren und in einer zunehmend digitalen Welt flexibel bleiben.

Wenn Sie den Bereich der E-Mail-Analyse unbedingt erschließen möchten, beginnen Sie noch heute mit der Einrichtung Ihrer Power BI-Berichte und entfesseln Sie das Potenzial Ihrer E-Mail-Daten!

PS : Zu diesem Zweck benötigen Sie ein Microsoft-Konto, um Ihre E-Mails analysieren zu können.

Abschließende Gedanken

Da Unternehmen zunehmend versuchen, Daten für die Entscheidungsfindung zu nutzen, werden Tools wie Power BI eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung der erforderlichen Erkenntnisse spielen.

M-Codes für Power Query herunterladen

Email activity queries.txt

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