SharePoint für Excel & Power BI: Best Practices, Berechtigungen und praktische Tipps

Admin
21. Dez. 2025
4 Min. Lesezeit

SharePoint kann entweder Ihre beste „zentrale Datenquelle“ sein… oder der Grund dafür, dass Ihre Aktualisierungen am Montagmorgen fehlschlagen.

Dieser Leitfaden zeigt, wie man SharePoint richtig strukturiert (Websites, Bibliotheken, Listen), skalierbare Berechtigungen festlegt und alles sauber mit Excel und Power BI verbindet – mit praktischen „So geht’s / So geht’s nicht“-Mustern.

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1) SharePoint-Grundlagen, die für BI-Experten wichtig sind

Websites, Bibliotheken, Listen (das „3-Boxen“-Modell)

Standort = der Container (Sicherheitsgrenze + Navigation)
Dokumentenbibliothek = Dateien (Excel, CSV, Parquet, PDFs, PBIX, Vorlagen)
Liste = strukturierte Zeilen + Metadaten (wie eine schlanke Datenbank)

Die goldene Regel

Verwenden Sie Listen für Metadaten und Workflows, Bibliotheken für die eigentlichen Dateien. Beispiel: Eine Liste speichert „Datensatzname, Eigentümer, Aktualisierungshäufigkeit, Quellsystem, Vertraulichkeit“, und die Bibliothek speichert die PBIX-/Excel-/Exportdateien.

Infografik zu SharePoint für Excel & Power BI. Abschnitte: Struktur, Berechtigungen, Verbindungen, Tipps und Tricks. Symbole veranschaulichen Schritte und Hinweise. — Tipps zur Integration von SharePoint mit Excel und Power BI: Optimierung der Struktur durch Namenskonventionen und vorhersehbare Aktualisierungen, Verwaltung von Berechtigungen mit Gruppen, stabile Dateipfade und Verwendung von Metadaten für effiziente Prozesse.

2) Eine SharePoint-Struktur, die Ihre Aktualisierung nicht beeinträchtigt.

Ein einfaches, skalierbares Muster

Website: AnalyticsHub -Bibliotheken:

Daten (Rohdaten, kuratierte Dateien)
Berichte (PBIX, Dokumentation, Versionshinweise)
Vorlagen (Excel-Vorlagen, Standards)
Archiv (schreibgeschützt, gesperrt)

Ordner im Datenverzeichnis:

01_Roh
02_Curated
03_Ausgabe
99_Archiv

Namenskonventionen (langweilig = mächtig)

Verwenden Sie einen vorhersehbaren Namensstandard, z. B.:

Sales_Extract_YYYY-MM-DD.csv
GLLines_DACH_YYYY-MM.xlsx
Rates_ECB_Daily.parquet

Warum das ein Workaround ist: Power Query kann zuverlässig nach Namensmustern filtern, und Sie können immer die „neueste Datei“ auswählen, ohne manuell klicken zu müssen.

3) Berechtigungen: Die saubere Einrichtung (und die Falle, die es zu vermeiden gilt)

Die Falle: „Überall individuelle Berechtigungen“

Das Aufheben der Vererbung bei Hunderten oder Tausenden von Ordnern und Dateien ist aufwendig zu verwalten und kann die Leistung beeinträchtigen. Microsoft empfiehlt daher eine Obergrenze und die Verwendung individuell geschützter Elemente pro Bibliothek. (Microsoft Learn+1)

Bewährtes Genehmigungsmodell

Gewähren Sie den Zugriff über SharePoint-Gruppen / Microsoft 365-Gruppen , nicht über einzelne Personen.
Berechtigungen so weit wie möglich vererben
Falls eine separate Zugriffssteuerung erforderlich ist, bevorzugen Sie Folgendes:
- separate Bibliotheken oder sogar separate Standorte
- anstatt Tausende von einzeln gesicherten Ordnern/Dateien

Praktische „BI-fähige“ Rollen

AnalyticsHub-Besitzer (Administratoren)
AnalyticsHub-Mitwirkende (Hochladen/Bearbeiten)
AnalyticsHub-Leser (nur Ansicht)
Optional: Datenverantwortliche (Kuration + Genehmigungen)

💡 Profi-Tipp (Governance-Hack): Erstellen Sie eine SharePoint- Liste namens „Datenkatalog“ mit Spalten wie „Besitzer“, „Datenquelle“, „Aktualisierungs-SLA“, „Vertraulichkeit“ und „Verknüpfung zum Ordner“. Diese Liste dient als Ihre dynamische Dokumentation.

4) SharePoint mit Excel verbinden (der zuverlässige Weg)

Option A: Excel + Power Query „Aus SharePoint-Ordner“

Verwenden Sie diese Option, wenn Excel Dateien (CSV/XLSX) aus einer Bibliothek abrufen soll.

Schritte

Excel → Daten → Daten abrufen → Aus Onlinediensten → Aus SharePoint-Ordner
Geben Sie die Website-URL ein (nicht die Ordner-URL).
Dateien nach Ordnerpfad / Namen filtern
Kombinieren oder als Tabelle laden

Kleiner Excel-Trick: Wenn Benutzer SharePoint-Links mit langen Tracking-Parametern einfügen, sollten diese vorher bereinigt werden:

=TEXTBEFORE(A2;"?")

Option B: In SharePoint gespeicherte Excel-Dateien = Zusammenarbeit + Versionsverwaltung

Gemeinsames Bearbeiten und Versionsverlauf sind die „stille Superkraft“ von Excel-Vorlagen, die von einem Team verwendet werden.

5) SharePoint mit Power BI verbinden: Den richtigen Connector auswählen

Schnellentscheidungstabelle

Du hast…	Verwenden…	Warum
Viele Dateien in einer Bibliothek (CSV/XLSX)	SharePoint-Ordner	Ideal für die dateibasierte Datenerfassung und -kombination
Strukturierte Zeilen (Aufgaben, Zuordnung, Katalog)	SharePoint Online-Liste	Behandeln Sie Listen wie eine Mini-Datenbank.
PBIX-Kooperation	Power BI Desktop + OneDrive/SharePoint-Integration	Verbesserte Versionierungs- und Freigabe-Workflows

6) Power Query M-Codemuster, die Sie tatsächlich wiederverwenden werden (ohne HTML)

Muster 1: SharePoint-Ordner → Filter → neueste Datei auswählen

Verwenden Sie diese Option, wenn Ihre Dateien einer Namenskonvention wie Sales_Extract_YYYY-MM-DD.csv folgen.

let
    SiteUrl = "https://contoso.sharepoint.com/sites/AnalyticsHub",
    Source = SharePoint.Files(SiteUrl, [ApiVersion = 15]),

    // Keep only a specific library/folder + file type
    Filtered = Table.SelectRows(
        Source,
        each Text.Contains([Folder Path], "/Data/02_Curated/Sales/")
            and [Extension] = ".csv"
            and Text.StartsWith([Name], "Sales_Extract_")
    ),

    // Pick the newest file by modified date
    Sorted = Table.Sort(Filtered, {{"Date modified", Order.Descending}}),
    Latest = Table.FirstN(Sorted, 1),

    // Read the file content
    Bin = Latest{0}[Content],
    Csv = Csv.Document(Bin, [Delimiter=",", Encoding=65001, QuoteStyle=QuoteStyle.Csv]),
    Promoted = Table.PromoteHeaders(Csv, [PromoteAllScalars=true])
in
    Promoted

💡 Tipp: Die Logik für die „neueste Datei“ ist nur so gut wie Ihre Namens- und Ordnerstruktur. Kämpfen Sie nicht gegen SharePoint an – standardisieren Sie es.

Muster 2: SharePoint-Listenkonnektor (und eine wichtige Einschränkung)

Power Query bietet spezielle Konnektoren für SharePoint-Listen. Bei Verwendung des OData-Feeds sind die URL-Längenbeschränkungen zu beachten. Microsoft Learn+1

Empfohlener Arbeitsablauf

Verbindung herstellen über Daten abrufen → SharePoint Online-Liste (Benutzeroberfläche)
Öffnen Sie anschließend den erweiterten Editor und parametrisieren Sie die Site-URL.

Beispielgerüst (IDs hängen von Ihrem Mandanten/Ihrer Liste ab, kopieren Sie sie daher zuerst aus Ihrer eigenen Abfrage):

let
    SiteUrl = "https://contoso.sharepoint.com/sites/AnalyticsHub",
    Source = SharePoint.Tables(SiteUrl, [ApiVersion = 15]),
    MyList = Source{[Name="Data Catalog"]}[Items],
    Clean = Table.TransformColumnTypes(MyList, {{"ID", Int64.Type}})
in
    Clean

7) „Tricks“, die SharePoint + Power BI reibungsloser gestalten

Hack 1: Ansichten + Metadaten verwenden (anstatt tiefer Ordnerstrukturen)

Fügen Sie „Jahr“, „Region“, „Vertraulichkeit“ und „Quellsystem“ als Spalten hinzu.
Erstellen Sie Ansichten , die Ordner nachbilden („2025 DACH“, „Nur Finanzen“ usw.). Dadurch bleiben die Daten auffindbar und es wird Ordnerchaos vermieden.

Trick 2: Vermeiden Sie sich ändernde Dateipfade

Aktualisieren Sie nicht den OneDrive-Pfad einer anderen Person. Verwenden Sie stattdessen eine Teamwebsite-Bibliothek mit stabilen Pfaden.

Hack 3: Halte die Aktualisierung vorhersehbar

Speichern Sie die „aktualisierungsbereiten“ Dateien in einem separaten Ordner wie z. B. 02_Curated.
Dateien dürfen dort erst nach der Validierung (manuell oder automatisiert) veröffentlicht werden.

Hack 4: Berechtigungen durch Design, nicht durch Ausnahme

Wenn ein Datensatz sensible Informationen enthält, speichern Sie ihn in einer separaten Bibliothek/auf einer separaten Website. Beschränken Sie die individuellen Zugriffsrechte auf ein Minimum.

8) Häufige Probleme (und schnelle Lösungen)

Fehlermeldung „Zugriff verweigert“ im Power BI-Dienst: Bitte überprüfen Sie, ob Sie die Website-URL verwendet haben und ob die Anmeldeinformationen im Dienst korrekt eingestellt sind.
Der Ordner ist nicht leicht zu finden: Filtern Sie im SharePoint-Ordnerconnector nach Ordnerpfad und verwenden Sie eine einheitliche Benennung. Microsoft Learn
Die Liste ist „zu groß / zu langsam“: Erwägen Sie, Spalten zu indizieren, Ansichten zu verwenden oder große Analysedaten in eine geeignete Datenbank zu verschieben (SharePoint-Listen sind großartig – bis sie es nicht mehr sind).

So verwenden Sie die CSV-Dateien: Laden Sie die CSV-Dateien in einen SharePoint-Bibliotheksordner wie Data/01_Raw/ hoch und testen Sie dann das „Neueste Datei“-M-Muster in Excel Power Query oder Power BI.

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