Power Automate für reale Szenarien: Von der persönlichen Produktivität bis zu Geschäftsabläufen

Stellen Sie sich vor, viele Ihrer täglichen Routineaufgaben könnten automatisch erledigt werden, während Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren. Microsoft Power Automate (früher bekannt als Microsoft Flow) ist ein Cloud-basierter Dienst, der genau das ermöglicht. Ohne Code zu schreiben, können Sie automatisierte Workflows (sogenannte „Flows“) zwischen Ihren Apps und Diensten erstellen. Sie können Power Automate sagen: „Wenn X passiert, mach Y.“ Dieser Beitrag stellt Power Automate in einfacher Sprache vor und zeigt anschließend anhand von Beispielen aus der Praxis – von persönlichen Produktivitätstricks bis hin zu umfassenden Geschäftsabläufen –, wie es Ihnen das Leben leichter machen kann.

Was ist Power Automate

Power Automate ist ein No-Code/Low-Code-Automatisierungstool der Microsoft Power Platform. Es ermöglicht jedem (nicht nur Entwicklern), Workflows zu erstellen, die verschiedene Anwendungen verbinden und Aktionen automatisch ausführen. Wenn Sie Microsoft 365 verwenden, haben Sie bereits Zugriff darauf – es ist in vielen Office 365-Abonnements enthalten. Mit Power Automate erstellen Sie eine Reihe von Schritten (einen Flow ), die Ihre bevorzugten Apps integrieren können: zum Beispiel Outlook, SharePoint, Teams, Twitter und viele mehr. Jeder Flow startet mit einem Auslöser (einem Ereignis wie „Eine neue E-Mail kommt an“ oder „Es ist Montag, 8:00 Uhr“) und führt dann eine oder mehrere Aktionen aus (wie „E-Mail-Anhang in SharePoint speichern“ oder „Eine Benachrichtigung in Teams senden“).

Betrachten Sie Power Automate als Ihren persönlichen Automatisierungsassistenten. Sie legen die Regeln fest, und Power Automate erledigt die Arbeit im Hintergrund. Hunderte vorgefertigte Konnektoren ermöglichen die Kommunikation von Power Automate mit Microsoft und Drittanbieterdiensten (z. B. Outlook, Excel, Dropbox, Slack, Twitter usw.). Power Automate wird für alles Mögliche genutzt, vom automatischen Speichern von E-Mail-Anhängen in einer SharePoint-Bibliothek über die Weiterleitung von Dokumentgenehmigungen bis hin zum Mining von Twitter-Daten und vielem mehr. Das Beste daran: Microsoft bietet sofort einsatzbereite Vorlagen für gängige Szenarien, sodass Sie oft nicht bei Null anfangen oder sich um Code kümmern müssen. Suchen Sie sich eine Vorlage (z. B. „Tweets in einer Excel-Datei speichern“ oder „Benachrichtigung für wichtige E-Mails erhalten“), verknüpfen Sie Ihre Konten und passen Sie einige Einstellungen an, um loszulegen.

Lassen Sie uns nun einige reale Szenarien (sowohl privat als auch geschäftlich) untersuchen, in denen Power Automate seine Stärken ausspielen kann. Für jedes Szenario erklären wir, was Power Automate ist, warum es nützlich ist und wie Sie es in Power Automate integrieren können – alles in einfacher Sprache. Wir betrachten Beispiele mit Microsoft Outlook, SharePoint, Teams und sogar sozialen Medien.

Power Automate flow and possibilities

Zähmen Sie Ihren Posteingang mit Outlook-Automatisierung

Szenario: E-Mails in Outlook automatisch organisieren und beantworten. Angenommen, Sie erhalten täglich Dutzende von E-Mails und möchten bestimmte E-Mails automatisch sortieren oder kennzeichnen, um die Verwaltung zu vereinfachen. Beispielsweise möchten Sie, dass E-Mails Ihres Chefs oder eines wichtigen Kunden sofort als notwendig gekennzeichnet und Newsletter oder Berichte in einen bestimmten Ordner verschoben werden. Vielleicht möchten Sie auch nach Feierabend eine automatische Antwort senden, um Ihre Antworten am nächsten Morgen zu bestätigen. Outlook-Regeln können diese Aufgaben übernehmen, aber komplexe Kriterien oder plattformübergreifende Aktionen (wie Benachrichtigungen in Teams) gehen über grundlegende Regeln hinaus. Hier kann Power Automate helfen.

Warum es hilft: Die Automatisierung der E-Mail-Bearbeitung spart Zeit und stellt sicher, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen. Anstatt E-Mails manuell zu sortieren oder die Abwesenheitsnotiz zu vergessen, übernimmt ein Workflow dies konsequent für Sie. Sie verpassen keine dringende E-Mail mehr, da sie markiert werden kann oder eine Benachrichtigung auf Ihrem Smartphone auslöst. Umgekehrt können E-Mails mit niedriger Priorität abgelegt werden, ohne Ihren Posteingang zu überladen. Das reduziert Stress und sorgt für eine automatische Ordnung Ihres Posteingangs.

So funktioniert es mit Power Automate: Sie können einen Flow mit dem Trigger „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“ erstellen (über den Office 365 Outlook-Connector). Sie können Bedingungen für diesen Trigger festlegen, z. B. nur für E-Mails von bestimmten Adressen, mit bestimmten Schlüsselwörtern oder in einem bestimmten Ordner. Sobald der Flow durch eine passende E-Mail ausgelöst wird, kann er verschiedene Aktionen ausführen: zum Beispiel die E-Mail in einen Ordner verschieben , eine Markierung oder Kategorie hinzufügen und sogar eine Antwort senden oder an eine andere Person weiterleiten. Alle diese Aktionen sind im Outlook-Connector verfügbar. Wenn Sie eine automatische Antwort außerhalb der Geschäftszeiten wünschen, können Sie eine Bedingung hinzufügen, um die Ankunftszeit der E-Mail zu überprüfen, und dann eine Outlook-Aktion verwenden, um eine Antwort mit einer Nachrichtenvorlage zu senden.

Selecting an Outlook trigger when creating a new flow. Here, an Office 365 Outlook event (“When an email is flagged”) is chosen as the trigger for the automated flow.

Um einen Posteingangs-Organizer-Flow einzurichten, können Sie etwa wie folgt vorgehen (mithilfe des Flow-Designers im Klartext):

• Auslöser: „Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)“ im Posteingang (Outlook fordert Sie auf, sich anzumelden und Ihr Postfach auszuwählen). Sie können den Auslöser mit Filtern verfeinern – beispielsweise nur für E-Mails mit der Markierung „Hohe Wichtigkeit“ oder nur, wenn der Betreff „Projekt X“ enthält.

• Aktion (1): Wenn die E-Mail von boss@company.com stammt, kennzeichnen Sie sie (markieren Sie sie zur Nachverfolgung) und verschieben Sie sie in den Ordner „Wichtig“.

• Aktion (2): Wenn der Betreff der E-Mail „Newsletter“ enthält, verschieben Sie sie in den Ordner „Newsletter“ und markieren Sie sie als gelesen (um Ihren Posteingang übersichtlich zu halten).

• Aktion (3): Wenn die Zeit zwischen 9 und 17 Uhr liegt, antworten Sie dem Absender automatisch mit einer freundlichen Nachricht wie „Ich bin derzeit offline und melde mich morgen bei Ihnen.“ (Dies lässt sich durch Hinzufügen einer Bedingung für die aktuelle Uhrzeit und der Outlook-Aktion „E-Mail-Antwort senden“ erreichen.)

Alle Schritte werden über Dropdown-Menüs und Formularfelder im Flow-Editor von Power Automate konfiguriert – ganz ohne Programmierkenntnisse. Sobald Sie den Flow speichern, wird er in der Cloud ausgeführt. Ihr Posteingang verhält sich jetzt intelligent: Wichtige E-Mails werden hervorgehoben, Routineangelegenheiten werden übersichtlich sortiert, und E-Mail-Versender erhalten nach Feierabend eine sofortige Bestätigung.

Tipp: Microsoft bietet Vorlagen, die Ihnen beim Einrichten solcher Abläufe helfen (z. B. eine Vorlage zum Speichern von E-Mail-Anhängen oder eine zum Markieren dringender E-Mails). Sie können eine Vorlage verwenden und an Ihre Bedürfnisse anpassen. So wird die E-Mail-Verwaltung deutlich weniger manuell, sondern vielmehr zu einem automatisierten Prozess.

Vereinfachte Genehmigungen mit SharePoint-Workflows

Szenario: Dokumentengenehmigungsprozess in SharePoint. Stellen Sie sich vor, Ihr Unternehmen nutzt eine SharePoint-Dokumentbibliothek oder -Liste zum Speichern von Dateien (Verträge, Angebote oder Inhaltsseiten), die von einem Manager oder Teamleiter genehmigt werden müssen, bevor sie finalisiert werden. Normalerweise sendet jemand eine E-Mail an den Genehmiger und wartet auf eine Antwort – ein Prozess, bei dem man leicht den Überblick verliert. Mit Power Automate können Sie einen Genehmigungsworkflow erstellen: Sobald ein neues Dokument hinzugefügt oder ein Element in SharePoint erstellt wird, sendet Power Automate automatisch eine Genehmigungsanfrage an die richtige Person, verfolgt deren Antwort und ergreift je nach Genehmigung oder Ablehnung Maßnahmen.

Vorteile: So vergeuden Sie keine Zeit mit Warten oder Genehmigungen. Der Workflow leitet die Anfrage sofort weiter und kann bei Bedarf Erinnerungen senden. Er protokolliert, wer was wann genehmigt hat, was sich hervorragend für Audits eignet. Teammitglieder müssen Manager nicht ständig kontaktieren; alles ist zentralisiert. Außerdem werden Dokumente nicht übersehen – erst nach einer expliziten Genehmigung wird weitergearbeitet, und das System hält alle auf dem Laufenden (beispielsweise kann es das Team benachrichtigen, sobald ein Dokument genehmigt wurde). Insgesamt optimiert es Geschäftsprozesse und macht sie effizienter und transparenter.

So funktioniert es mit Power Automate: Power Automate verfügt über eine spezielle Aktion namens „Starten und auf Genehmigung warten“, die speziell auf diese Szenarien zugeschnitten ist. So können Sie den Flow implementieren:

• Auslöser: „Beim Erstellen einer Datei (nur Eigenschaften)“ in einer SharePoint-Bibliothek (oder „Beim Hinzufügen eines Elements“ zu einer SharePoint-Liste). Sie richten diesen Auslöser auf die jeweilige Site und Bibliothek/Liste, die Sie interessiert. Beispielsweise überwacht der Flow die Bibliothek „Verträge“ auf Ihrer SharePoint-Site.

• Aktion (1): Genehmigung starten: Der nächste Schritt ist eine Genehmigungsaktion: Starten und auf Genehmigung warten . In diesem Schritt konfigurieren Sie die Genehmigungsdetails – wer eine Genehmigung benötigt, welche Art von Genehmigung und welche Informationen enthalten sein sollen. Sie können den Genehmigungstyp auf „Genehmigen/Ablehnen – Zuerst antworten“ festlegen (wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist) oder von allen Antwortenden eine Genehmigung verlangen. Sie können das Feld „Zugewiesen an“ auf die E-Mail-Adresse des Managers (oder mehrerer Genehmiger) festlegen. Sie geben auch einen Titel und Details für den Kontext ein – der Titel könnte beispielsweise „Genehmigung erforderlich: Dokument X “ lauten und die Details könnten einen Link zur Datei und Notizen enthalten. Power Automate kann dynamische Inhalte aus dem SharePoint-Element extrahieren, wie etwa den Dateinamen, wer die Datei hochgeladen hat usw., um sie in die Genehmigungsanforderung aufzunehmen.

Configuring an approval action in Power Automate. Here, we set the type of approval (Approve/Reject), title, and approver and include details like who created the SharePoint item and requested dates. This card will be sent to the approver for a decision.

• Aktion (2): Bedingter Zweig (Genehmigungsergebnis): Wenn Sie die Aktion „ Starten und auf eine Genehmigung warten“ verwenden, pausiert der Ablauf, bis der Genehmiger antwortet. Die Genehmigungsantwort (Genehmigt oder Abgelehnt, inklusive aller Kommentare) wird als Ausgabe ausgegeben. Normalerweise wird der Ablauf mit einer Bedingungsprüfung des Ergebnisses fortgesetzt. Beispiel: „Bei Genehmigung“ (Ja-Zweig) vs. „Bei Ablehnung“ (Nein-Zweig).

• Aktion (3): Schritte nach der Genehmigung: Im Zweig „Ja (Genehmigt)“ können Sie Aktionen hinzufügen, beispielsweise: die Datei in den Ordner „Genehmigte Dokumente“ verschieben, eine SharePoint-Spalte aktualisieren (z. B. den Status als „Genehmigt“ markieren) und eine Benachrichtigung senden. Diese Benachrichtigung könnte eine E-Mail an den Einreicher mit dem Inhalt „Ihr Dokument wurde genehmigt!“ und/oder eine Team-Nachricht an einen Kanal sein, die die Genehmigung ankündigt. Im Zweig „Nein (Abgelehnt) “ können Sie den Status auf „Abgelehnt“ aktualisieren und eine andere Benachrichtigung senden (z. B. mit Kommentaren des Genehmigers zur Ablehnung, damit der Einreicher Maßnahmen ergreifen kann).

Ein vollständiger Ablauf könnte beispielsweise dem Antragsteller eine E-Mail über die Entscheidung senden und das SharePoint-Listenelement mit den Kommentaren des Managers aktualisieren, sobald die Entscheidung getroffen wurde. Alle diese Schritte sind über den Ablaufeditor durch Ziehen von Aktionen und Ausfüllen von Feldern konfigurierbar – auch hier ist kein Code erforderlich.

Ein solcher automatisierter Genehmigungsprozess stellt sicher, dass beim Hochladen eines neuen Vertrags die zuständigen Personen benachrichtigt werden und ihn per E-Mail oder über Teams genehmigen können . Der Workflow übernimmt zudem die Dokumentation. Ein Beispiel von Microsoft sendet eine Genehmigungsanfrage über Teams, sobald eine SharePoint-Datei hochgeladen wird, um manuelle E-Mails zu vermeiden. Der Genehmiger kann in seiner E-Mail oder Teams-Benachrichtigung auf „Genehmigen“ oder „Ablehnen“ klicken, und Power Automate erledigt den Rest.

Ergebnisse: Das Team kennt stets den Status von Dokumenten. Schluss mit „Haben Sie meine E-Mail erhalten?“ oder verlorenen Anfragen. Power Automate sorgt dafür, dass alles reibungslos und aktuell läuft. Dieser SharePoint-Workflow ist praktisch in Geschäftsumgebungen, in denen Inhalte oder Anfragen freigegeben werden müssen (z. B. Urlaubsanträge, Spesengenehmigungen, Veröffentlichungen von Inhalten usw., nicht nur Dokumente). Sie definieren den Prozess einmal und er läuft jedes Mal zuverlässig.

Mit Teams-Benachrichtigungen auf dem Laufenden bleiben

Szenario: Automatische Team-Nachrichten oder -Benachrichtigungen basierend auf anderen Ereignissen. In Microsoft Teams findet ein Großteil der Zusammenarbeit statt. Power Automate kann als Brücke zwischen Teams und vielen verschiedenen Diensten fungieren und wichtige Informationen automatisch im entsprechenden Team-Kanal oder -Chat veröffentlichen. Stellen Sie sich beispielsweise vor, Ihr Team verfügt über einen Kanal „Support-Tickets“ . Sie möchten in diesem Kanal benachrichtigt werden, sobald ein neues Support-Ticket über eine SharePoint-Liste (oder ein Formular oder sogar eine E-Mail an ein Support-Postfach) eingereicht wird. Anstatt das Team manuell zu überwachen und zu benachrichtigen, kann ein Flow eine Nachricht in Teams hinterlassen, sobald etwas Aufmerksamkeit erfordert. Ebenso könnten Sie automatisierte Team-Nachrichten für bevorstehende Termine, neue Verkaufskontakte oder sogar Social-Media-Erwähnungen (durch die Verknüpfung von Twitter mit Teams!) einrichten.

Warum es hilfreich ist: Es stellt sicher, dass das Team in Echtzeit informiert bleibt, ohne dass jemand die Informationen manuell teilen muss. Teams-Benachrichtigungen können unmittelbarer und sichtbarer sein als E-Mails. Indem Sie wichtige Ereignisse in Teams einspeisen, wo Ihre Gruppe bereits chattet, verringern Sie das Risiko, etwas Wichtiges zu verpassen. Es eignet sich hervorragend für Bereitschaftswarnungen, Teambewusstsein und Transparenz. Jeder im Kanal kann die Warnung sehen und bei Bedarf reagieren. Das beschleunigt die Reaktionszeiten – beispielsweise kann sich ein Supporttechniker sofort um ein neues Ticket kümmern, sobald es erfasst ist. Außerdem zentralisiert es die Kommunikation; die Diskussion über diese Warnung kann direkt unter dem automatisierten Beitrag in Teams stattfinden, wodurch der Kontext gewahrt bleibt.

So funktioniert es mit Power Automate: Ein Microsoft Teams-Connector in Power Automate ermöglicht Aktionen wie „Nachricht in einem Chat oder Kanal posten“ . Sie können dies mit Triggern aus verschiedenen Quellen kombinieren. Lassen Sie uns das Beispiel eines Support-Tickets erstellen, bei dem ein neues SharePoint-Listenelement eine Teams-Warnung auslöst:

• Auslöser: „Wenn ein neues Element erstellt wird“ in der SharePoint-Liste „Support-Tickets“ . (Sie konfigurieren den Site- und Listennamen im Auslöser.) Dadurch wird der Flow gestartet, wenn jemand einen neuen Eintrag hinzufügt (möglicherweise über ein Microsoft-Formular oder direkt in der Liste, der Details zu einem Kundenproblem enthält).

• Aktion: „Nachricht in einem Chat oder Kanal posten“ (Teams). Wenn Sie diese Aktion hinzufügen, werden Sie von Power Automate aufgefordert, die Nachrichtendetails einzurichten:

  • Posten als: Sie können Flow-Bot (die Nachricht erscheint als von einem generischen Power Automate-Bot stammend) oder Benutzer (sie wird als Ihr Teams-Benutzerkonto gepostet) wählen. Die Verwendung des Flow-Bots ist üblich, daher ist klar, dass die Nachricht automatisiert ist.

  • Posten in: Wählen Sie Kanal (da wir in einem Teamkanal posten möchten; alternativ können Sie Chat wählen, um einem bestimmten Benutzer oder Gruppenchat direkt eine Nachricht zu senden).

  • Team & Kanal: Wählen Sie das Team und den entsprechenden Kanal aus, z. B. Team = „Kundensupport“, Kanal = „Tickets“. Dadurch wird dem Flow mitgeteilt, wo die Nachricht gepostet werden soll.

  • Nachricht: Hier erstellen Sie den Inhalt des Teams-Beitrags. Sie können statischen Text eingeben und auch dynamischen Inhalt über den Auslöser einfügen . Beispiel: „📢 Neues Support-Ticket: @{{Erstellt von}} - {{Titel}}“ (wobei {{Titel}} die Problemzusammenfassung des SharePoint-Elements und {{Erstellt von}} die Person ist, die es eingereicht hat). Sie können weitere Details oder einen Link zum Element hinzufügen. So enthält die Teams-Nachricht relevante Informationen zum neuen Ticket.

 An example configuration for posting to Microsoft Teams via Power Automate. We choose to post as a Flow bot in a specific Team channel. The flow will send a message to the selected channel (here “General” in a Team) with the content we specify. (The “Adaptive Card” field is optional for sending rich interactive cards; a simple text message can also be used.)

• (Optional) Zusätzliche Aktionen: Sie können eine zweite Aktion hinzufügen, um ein anderes Publikum zu benachrichtigen. Beispielsweise können Sie bei kritischen Ereignissen eine Teams -Chatnachricht an einen bestimmten Benutzer (z. B. den Bereitschaftsmitarbeiter) senden, das Ticket in einer Excel-Datei protokollieren usw. Wenn wir uns jedoch auf die Teams-Warnung konzentrieren, reicht eine Aktion aus.

Sobald dieser Ablauf aktiviert ist, erhält das gesamte Team in Teams sofort eine Benachrichtigung, sobald ein neues Support-Ticket eingeht . Diese könnte beispielsweise lauten: „📢 Neues Support-Ticket: Problem mit dem Anmeldesystem (eingereicht von Alice).“ Teammitglieder können über einen Link die Ticketdetails einsehen oder sich selbst mit der Bearbeitung beauftragen. Niemand muss die Liste im Auge behalten oder ständig manuelle Pings senden – die Benachrichtigung erfolgt automatisch.

Mit Power Automate können Sie diese Benachrichtigungen anpassen. Sie können die Nachricht formatieren, @Erwähnungen einfügen (z. B. einen bestimmten Benutzer oder den gesamten Kanal markieren) oder für komplexere Szenarien sogar eine adaptive Karte (eine reichhaltig formatierte Teams-Karte mit Schaltflächen) verwenden. In unserem einfachen Fall erhöht das Posten einer Textnachricht die Aufmerksamkeit.

Im Hintergrund haben wir lediglich den SharePoint-Trigger mit einer Teams-Aktion verknüpft. Den Rest erledigt der Power Automate-Dienst. Dieser Ansatz lässt sich für unzählige Szenarien nutzen: Benachrichtigungen beim Hochladen einer Datei, Erinnerungen aus einem Zeitplan (z. B. jeden Montagmorgen eine Zusammenfassung in Teams veröffentlichen) oder das Cross-Posting von Informationen aus anderen Apps. Einige Organisationen verbinden beispielsweise ihre Überwachungssysteme oder Formulare über Power Automate mit Teams, sodass wichtige Ereignisse sofort in den entsprechenden Kanälen verbreitet werden.

Beispiel aus der Praxis: Ein Flow kann so konfiguriert werden, dass bei jedem Eingang einer neuen Kunden-E-Mail mit hoher Priorität (in einem freigegebenen Postfach) eine Nachricht mit den E-Mail-Details im Kanal „Vertriebsteam“ veröffentlicht wird. Die Auslösung erfolgt über die E-Mail, und die Aktion ist ähnlich: Posten in Teams. Sie können sogar als Sie selbst posten, sodass es aussieht, als hätten Sie die Informationen geteilt. Verwenden Sie dazu die Option „Als Benutzer posten“ . Der Teams-Connector ist äußerst leistungsstark und ermöglicht Ihnen die individuelle Anpassung von Absender und Format der Nachricht. Das Ergebnis ist eine schnellere Teamzusammenarbeit, und wichtige Informationen gehen nicht verloren.

Social Media auf Autopilot (Cross-Posting und Archivierung)

Social-Media-Management kann ebenso von Automatisierung profitieren wie interne Workflows. Power Automate bietet Konnektoren für Dienste wie Twitter, Facebook, LinkedIn usw., sodass Sie Flows für Social-Media-Szenarien erstellen können. Wir sehen uns zwei Beispiele an: das plattformübergreifende Posten von Updates und die automatische Archivierung von Twitter-Erwähnungen zur Dokumentation. Diese können sowohl für Einzelpersonen (persönliche Produktivität) als auch für Unternehmen (Marketing oder Markenmanagement) nützlich sein.

Plattformübergreifendes Posten von Updates

Szenario: Automatisches Teilen von Inhalten zwischen sozialen Netzwerken. Angenommen, Sie sind auf Twitter und LinkedIn aktiv und möchten Updates auf beiden Plattformen veröffentlichen, ohne die Nachricht doppelt zu verfassen. Sie können auf Twitter twittern und Power Automate den doppelten Inhalt automatisch auf LinkedIn veröffentlichen lassen (oder umgekehrt). So stellen Sie sicher, dass Ihre Follower auf allen Plattformen Ihr Update sehen, und Sie sparen Zeit.

Warum es hilft: Einheitlichkeit über verschiedene Plattformen hinweg und Zeitersparnis. Wenn Sie einen neuen Blogbeitrag oder ein neues Produkt auf Twitter ankündigen, sorgt ein automatischer Cross-Post dafür, dass auch Ihr LinkedIn-Publikum (oder Facebook usw.) die Neuigkeiten erhält, ohne dass Sie sie manuell erneut posten müssen. Das ist praktisch für Social-Media-Manager oder Kleinunternehmer, die mehrere Kanäle problemlos pflegen möchten. Außerdem verringert es die Wahrscheinlichkeit, das Teilen auf einer Plattform zu vergessen – der Flow vergisst nie!

So funktioniert es mit Power Automate: In diesem Beispiel verwenden wir Twitter als Quelle und LinkedIn als Ziel:

• Auslöser: „Wenn ein neuer Tweet gepostet wird“ – konfigurieren Sie ihn insbesondere so, dass er bei Ihren Tweets ausgelöst wird. Der Auslöser von Twitter kann auf Tweets warten, die einer bestimmten Suchanfrage entsprechen. Sie können die Abfrage auf „von: IhrTwitterHandle“ setzen (und sie durch Ihren tatsächlichen Handle ersetzen), was bedeutet, dass jeder neue Tweet, den Sie senden, den Flow auslöst. Sie können die Einstellung weiter verfeinern, um bestimmte Tweets zu vermeiden. Beispielsweise können Sie nur Tweets mit einem bestimmten Hashtag wie #public oder dem Schlüsselwort „Blog“ kreuzposten, damit persönliche Tweets oder Antworten nicht kopiert werden. Sie können auch Retweets ausschließen. In Power Automate können Sie nach dem Auslöser einen Bedingungsschritt hinzufügen, um unerwünschte Tweets herauszufiltern (z. B. wenn der Tweet-Text mit „RT“ beginnt, was auf einen Retweet hinweist, dann stoppen oder nur fortfahren, wenn der Tweet-Text „+LI“ enthält, was Sie als Markierung für LinkedIn-Posts verwenden möchten). Diese Bedingungen stellen sicher, dass Sie kontrollieren, was kreuzpostet.

• Aktion: „Artikel auf LinkedIn teilen“ (LinkedIn-Konnektor). Für LinkedIn bietet Power Automate Aktionen wie das Posten in Ihrem Feed oder auf einer Unternehmensseite. Die Aktion „Artikel teilen (v2)“ kann eine Nachricht und einen Link verarbeiten. Wir können den Inhalt des Tweets dieser Aktion zuordnen. Beispielsweise kann der Tweet-Text als Inhalt für LinkedIn-Beiträge verwendet werden. Enthält der Tweet eine URL (z. B. einen Blog-Link), kann diese ebenfalls eingebunden werden. In der Konfiguration melden Sie sich über Power Automate bei LinkedIn an und geben dann den zu teilenden Inhalt an. Bei Bedarf kürzen oder bearbeiten Sie den Tweet-Text (da Twitter mittlerweile möglicherweise längere Texte zulässt und LinkedIn-Beiträge einen eigenen Stil haben). Die Aktionskarte enthält Felder zum Ausfüllen, und Sie können das dynamische Feld „Tweet-Text“ in den Inhalt des LinkedIn-Beitrags einfügen.

So einfach geht das: Tweet rein, LinkedIn-Beitrag raus. Ein Nutzer beschrieb die Einrichtung eines Flows genau so: Er filterte seine Tweets so, dass nur solche mit dem Wort „Tipp“ oder einem speziellen +cp-Flag gekreuzt wurden, und teilte diese dann automatisch auf LinkedIn. Sobald Ihr Flow aktiviert ist, können Sie ihn testen, indem Sie etwas von Ihrem Konto twittern. Innerhalb weniger Augenblicke wird der Flow ausgelöst, und Sie sehen einen neuen Beitrag mit dem doppelten Inhalt in Ihrer LinkedIn-Timeline.

Kein Kopieren und Einfügen Ihrer Inhalte zwischen Plattformen mehr. Sie können dieses Konzept auch auf andere Kombinationen erweitern: Posten Sie beispielsweise Facebook-Seiten-Updates aus einem Tweet oder teilen Sie Instagram-Fotos auf Twitter (einige Plattformen haben jedoch Einschränkungen beim Posten über Drittanbieter-Apps. Überprüfen Sie daher immer die Connector-Funktionen). Mit Power Automate behalten Sie die Kontrolle über die Logik – Sie können Verzögerungen und zusätzlichen Text hinzufügen (z. B. „(von Twitter)“ im LinkedIn-Beitrag) oder sogar eine Genehmigung einholen, wenn Sie vor dem Posten eine doppelte Prüfung wünschen (das erfordert zwar einen manuellen Schritt, ist aber möglich). In der einfachsten Form handelt es sich um Fire-and-Forget-Crossposting.

Archivieren von Twitter-Erwähnungen zur Nachverfolgung

Szenario: Speichern Sie Tweets, in denen Ihr Konto (oder ein Hashtag) erwähnt wird, automatisch in einem Archiv. Wenn Sie oder Ihr Unternehmen regelmäßig auf Twitter erwähnt werden, möchten Sie diese Erwähnungen möglicherweise protokollieren. Power Automate kann Twitter auf Tweets überwachen, die einer Suchanfrage entsprechen – beispielsweise Tweets, in denen Ihr @Benutzername oder ein Hashtag wie #IhrProdukt erwähnt wird – und diese Tweets dann in einem anderen System protokollieren. Ein beliebter Ansatz besteht darin, sie in einer Excel-Tabelle (oder einem Google Sheet), einer SharePoint-Liste oder sogar als E-Mail-Zusammenfassung zu protokollieren. Auf diese Weise speichern Sie alle Erwähnungen zur Analyse oder als Referenz (funktional für Marketing, Kundenfeedback, Testimonials usw.).

Warum es hilfreich ist: Die Suche auf Twitter ist schnell, und Sie könnten Erwähnungen übersehen, vor allem, wenn diese passieren, während Sie nicht nachsehen. Indem Sie sie archivieren, stellen Sie sicher, dass Sie kein Feedback oder Engagement vergessen . Außerdem wird ein Verlaufsprotokoll erstellt, das Sie später analysieren können (z. B. um zu sehen, wie oft Sie erwähnt werden, oder um positive Tweets für Marketingzwecke zu sammeln). Für den persönlichen Gebrauch kann es ganz praktisch sein, alle Tweets zu speichern, in denen Sie erwähnt werden. Für Unternehmen eignet es sich hervorragend für Stimmungsanalysen oder die Verfolgung der Reichweite von Kampagnen (denken Sie daran, alle Tweets mit Ihrem Kampagnen-Hashtag zu speichern). Und da die Daten in Excel oder einer Datenbank gespeichert sind, können Sie sie einfach sortieren, filtern, in Diagrammen darstellen oder mit anderen Daten kombinieren.

So funktioniert es mit Power Automate: Dieses Szenario lässt sich häufig mithilfe einer vorgefertigten Vorlage namens „Tweets in einer Excel-Datei speichern“ von Microsoft erstellen. Hier die Funktionsweise:

• Auslöser: „Wenn ein neuer Tweet gepostet wird“ (Twitter). Dieses Mal verwenden wir eine Suchanfrage wie „@IhrBenutzername“ (um Erwähnungen Ihres Twitter-Benutzernamens zu erfassen) oder ein beliebiges Schlüsselwort/Hashtag. Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise „Contoso“ heißt, könnte die Suchanfrage „Contoso“ lauten, um alle Erwähnungen des Wortes zu erfassen (aber auch andere Kontexte), oder „@ContosoSupport“, um gezielt direkte Erwähnungen zu erfassen. Der Auslöser wird jedes Mal ausgelöst, wenn ein neuer Tweet, der dieser Suchanfrage entspricht, auf Twitter erscheint.

• Aktion: „Zeile in Tabelle hinzufügen“ (Excel) oder „Element erstellen“ (SharePoint). Der Einfachheit halber verwenden wir Excel auf OneDrive. Sie haben eine Excel-Datei mit einer Tabelle (z. B. Spalten für Datum, Benutzername, Tweet-Text, Tweet-URL usw.) in OneDrive oder SharePoint vorbereitet. Fügen Sie im Flow nach dem Trigger eine Excel-Aktion hinzu, um eine neue Zeile in diese Tabelle einzufügen . Ordnen Sie anschließend die Tweet-Daten den Spalten zu: Tweet-Text, Getwittert von (Name oder Handle des Benutzers), Datum/Uhrzeit, ggf. die ID oder URL des Tweets. Der Twitter-Trigger stellt diese Details als dynamischen Inhalt bereit (Tweet-Text, Erstellt am, Getwittert von usw.). Füllen Sie jede Spalte mit dem entsprechenden dynamischen Wert.

An example flow (from a template) that captures tweets and stores them in an Excel file. The trigger “When a new tweet appears” is set to search for #MicrosoftFlow. The “Insert row” action takes tweet data (text, user, retweet count, timestamp, etc.) and inserts it into an Excel table. This way, every new tweet with that hashtag gets logged into the spreadsheet automatically.

• (Optional) Zusätzliche Aktionen: Sie könnten eine zweite Aktion hinzufügen, z. B. sich selbst eine E-Mail oder eine Team-Nachricht zu senden, wenn ein interessanter Tweet eingeht (z. B. wenn er ein bestimmtes Wort enthält oder von einem bestimmten Benutzer stammt). Für die grundlegende Archivierung ist jedoch der Excel-Schritt erforderlich. Eine weitere nützliche Ergänzung wäre die regelmäßige Zusammenstellung der gesammelten Tweets – beispielsweise eine tägliche Zusammenfassung aller am Tag erfassten Tweets per E-Mail. Dies würde jedoch einen separaten geplanten Ablauf oder eine Aggregationslogik erfordern.

Einmal eingerichtet, läuft dieser Flow unsichtbar. Ihre Excel-Datei wächst mit der Zeit mit jeder neuen Zeile für jede Erwähnung oder jedes Hashtag-Auftreten. Sie können die Excel-Datei jederzeit öffnen, um die neuesten erfassten Tweets anzuzeigen. Da Cloud-Flows verwendet werden, spielt es keine Rolle, ob Ihr Computer ausgeschaltet ist – die Automatisierung läuft auf den Servern von Microsoft.

Die Vorlage von Microsoft macht es Ihnen leicht: Sie hat den oben beschriebenen Ablauf im Wesentlichen vorkonfiguriert, Sie geben den Suchbegriff ein und verweisen ihn auf Ihre Excel-Datei. In einem Microsoft-Blog-Beispiel nutzte eine gemeinnützige Organisation einen ähnlichen Ablauf, um Tweets zu ihrem Programm zu sammeln und das Engagement zu verfolgen. Die Daten konnten dann Wortwolken generieren und die Stimmung mithilfe von Power BI analysieren.

Ergebnis: Sie erhalten einen strukturierten Datensatz mit Tweets. Für Unternehmen könnte dies Teil Ihrer Social-Listening-Strategie sein. Für Privatpersonen könnte es eine Möglichkeit sein, Komplimente oder Referenzen für die Nachwelt aufzubewahren. Da dies automatisiert ist, müssen Sie Tweets nicht manuell kopieren und einfügen oder für die grundlegende Überwachung auf Drittanbieterdienste zurückgreifen. Und Sie können den Ablauf anpassen – zum Beispiel in eine SharePoint-Liste statt in Excel einloggen oder neue Erwähnungen in einem Teams-Kanal veröffentlichen, damit Ihr Team sie sehen kann (ähnlich wie im vorherigen Teams-Szenario!). Das bietet viel Flexibilität.

Fazit: Mehr Selbstbestimmung durch Automatisierung

Ob Sie als vielbeschäftigter Profi Zeit bei Ihren täglichen Aufgaben sparen möchten oder als Unternehmen die Prozesseffizienz steigern möchten – Power Automate bietet Automatisierung für alle . Wir haben Szenarien abgedeckt, von der Kennzeichnung von Outlook-E-Mails über die Weiterleitung von SharePoint-Dokumentfreigaben und die sofortige Benachrichtigung von Teams bis hin zum Cross-Posting in sozialen Medien – und das alles ohne eine einzige Zeile Code. Mit Power Automate reduzieren Sie Fehler, reagieren schneller und gewinnen Zeit für wichtigere Aufgaben.

Der Einstieg ist einfacher als gedacht: Melden Sie sich bei Power Automate an (wenn Sie Office 365 nutzen, ist es bereits vorhanden) und erkunden Sie die Vorlagenbibliothek. Sie finden wahrscheinlich einen vorgefertigten Flow für alltägliche Anforderungen, den Sie unverändert oder als Ausgangspunkt verwenden können. Wie Sie in den Screenshots gesehen haben, umfasst die Erstellung eines Flows in der Regel die Auswahl von Triggern/Aktionen und das Ausfüllen von Lücken. Es ist ein benutzerfreundlicher Prozess nach dem Prinzip „Versuch und Irrtum“ – und Sie können Ihre Flows mit Beispieldaten testen, um sicherzustellen, dass sie wie vorgesehen funktionieren.

Im echten Leben kann Automatisierung wie Magie wirken – Ihre E-Mails organisieren sich von selbst, Freigaben erfolgen per Mausklick, Ihre Team-Chats aktualisieren sich automatisch mit den neuesten Informationen und Ihre sozialen Medien laufen automatisch. Power Automate ist der Motor, der diese Magie ermöglicht. Probieren Sie es mit einer Ihrer Routineaufgaben aus, und Ihnen fallen vielleicht schon bald weitere Prozesse ein, die Sie automatisieren können – von banalen bis hin zu komplexen. Sowohl Anfänger als auch erfahrene Nutzer finden ständig neue Anwendungsfälle, um persönliche und geschäftliche Arbeitsabläufe zu optimieren. Die Nutzung dieser Automatisierungen spart Zeit und sorgt für Konsistenz und Zuverlässigkeit in der Arbeitsabwicklung.

Kurz gesagt: Power Automate macht den Wunsch „Ich wünschte, das würde sich von selbst erledigen“ wahr. Es ist wie ein unermüdlicher Assistent für Ihr digitales Leben. Beginnen Sie mit einem einfachen Ablauf (z. B. eine SMS erhalten, wenn Ihr Chef eine E-Mail schreibt, oder Ihre Tweets archivieren), und Sie werden schnell das Selbstvertrauen gewinnen, größere Prozesse zu automatisieren. Ihr zukünftiges Ich wird es Ihnen danken, denn Sie werden den Produktivitätsschub genießen, egal ob zu Hause oder im Büro. Viel Spaß beim Automatisieren!