Senden Sie mit Power Automate mühelos automatisch Antworten aus Microsoft-Formularen an die SQL-Datenbank.

MirVel
5. Juli
3 Min. Lesezeit

Aktualisiert: 29. Juli

In diesem Beitrag führe ich Sie durch einen praktischen Power Automate-Flow, der Antworten aus Microsoft Forms erfasst und mithilfe einer gespeicherten Prozedur direkt in eine SQL-Datenbank einfügt. Egal, ob Sie Umfragedaten, Feedback oder betriebliche Eingaben erfassen – dieser Ansatz automatisiert die Übertragung strukturierter Formulareinträge in Ihre Datenbank ohne manuelle Eingriffe.

Wir verwenden:

Microsoft Forms zum Sammeln von Antworten
Power Automate (Flow) zur Automatisierung des Prozesses
SQL Server (Premium-Connector) zum Einfügen der Daten mithilfe einer gespeicherten Prozedur

Lassen Sie uns dies Schritt für Schritt aufschlüsseln.

Schritt 1: Erstellen Sie das Formular in OneDrive/SharePoint

Ein digitales Menü hebt „Formularumfrage“ in einer Dropdown-Liste mit Microsoft Office-Optionen, einschließlich Word und Excel, grün hervor.

Öffnen Sie zunächst OneDrive oder SharePoint > klicken Sie auf „Neu“ > „Formularumfrage“ . Daraufhin wird ein neuer Browser-Tab geöffnet, in dem Sie mit der Gestaltung Ihres Formulars beginnen können.

In diesem Fall habe ich ein einfaches Formular mit einigen Fragen erstellt. Sie können je nach den zu erfassenden Daten mehrere Felder hinzufügen. Diese Felder dienen später als Parameter für Ihre gespeicherte SQL-Prozedur.

Schritt 2: Notieren Sie die Formular-ID und -Struktur

Eine Microsoft Forms-Oberfläche mit zwei nummerierten Fragen. Der Hintergrund hat einen violetten und blauen Farbverlauf mit diagonalen Linien. Die Textfelder sind leer. — *Get Form ID from the URL, after equal (=) sign, right to the end. That is actually a trick!*

Nachdem Ihr Formular erstellt wurde, finden Sie die Formular-ID in der URL – diese ist wichtig für die spätere Einrichtung Ihres Power Automate-Triggers. In meinem Fall war dies die ID: Z1J6su5edEWeUMGCLGLC6AQuRy4eXRxFnfJxJO8OZhFUM1lMTTdDMjg1SExSODBEMUtLSzlQRFA4SyQlQCN0PWcu

In diesem Beispiel sehen Sie zwei Felder für Kurzantworten. Jede übermittelte Antwort wird von Ihrem Power Automate-Flow verarbeitet.

Schritt 3: Erstellen Sie die Power Automate Flow-Logik

Alternativtext: Screenshot eines Microsoft Power Automate-Flows mit drei vertikalen Schritten. Der Flow beginnt mit „Wenn eine neue Antwort übermittelt wird“ (Microsoft Forms-Trigger), gefolgt von „Antwortdetails abrufen“ (Microsoft Forms-Aktion) und endet mit „Gespeicherte Prozedur ausführen (V2)“ (SQL Server-Aktion). Dieser Workflow automatisiert die Bearbeitung von Formularübermittlungen, indem er Antwortdetails abruft und eine gespeicherte SQL-Prozedur mit den erfassten Daten ausführt. — *Power Automate flow logic, starting with Forms response.*

Hier ist ein Blick auf die vollständige Power Automate-Flussstruktur:

Auslöser : Wenn eine neue Antwort übermittelt wird
Aktion 1 : Antwortdetails abrufen
Aktion 2 : Gespeicherte Prozedur ausführen (SQL Server)

Jeder dieser Schritte spielt eine entscheidende Rolle beim Abrufen und Übertragen von Formulardaten in SQL Server.

Schritt 4: Konfigurieren Sie den Trigger

Flussdiagramm mit den Schritten: „Wenn eine neue Antwort übermittelt wird“, „Antwortdetails abrufen“ und „Gespeicherte Prozedur ausführen (V2).“ Weißer Hintergrund. — *In the Forms action connector, add the encrypted Form ID from the URL in Parameters field that I mention above.*

Fügen Sie im Auslöser „Wenn eine neue Antwort übermittelt wird“ (Teil des Microsoft Forms- Konnektors) die Formular-ID ein, die Sie aus der Formular-URL kopiert haben.

Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Flow das richtige Formular empfängt. Die angezeigte Verbindung bezieht sich auf Ihre Office 365-Identität. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Konto verwenden, das Zugriff auf das Formular hat.

Schritt 5: Details der Formularantwort extrahieren

Flussdiagramm, das den Ablauf der Formularübermittlung zeigt. Die Schritte umfassen „Antwortdetails abrufen“ und „Gespeicherte Prozedur ausführen (V2)“. Weißer Hintergrund. — *Add Form ID again and also Response ID from the action above (dynamic content from the first step).*

Fügen Sie als Nächstes die Aktion „Antwortdetails abrufen“ hinzu . Verwenden Sie erneut dieselbe Formular-ID und wählen Sie für die Antwort-ID die Antwort-ID aus dynamischem Inhalt aus – diese führt zurück zur eigentlichen Formularübermittlung.

In diesem Schritt werden die für alle Formularfragen übermittelten Antworten abgerufen.

Schritt 6: Wählen Sie die SQL Server-Aktion

Suchleiste mit dem Eintrag „sql“ zeigt SQL Server-Aktionen wie „SQL-Abfrage ausführen“ und „Zeile aktualisieren“ an. Die Benutzeroberfläche verfügt über blaue und rote Symbole. — *Search for SQL connector as an action. Be aware this is Premium connector, meaning you need proper Pro License to use them (usually they got "diamonds" symbol to distinguish between them).*

Suchen Sie im Fenster „Aktion hinzufügen“ nach SQL . Unter „SQL Server (Premium Connector)“ finden Sie mehrere Optionen .

In unserem Anwendungsfall verwenden wir „Gespeicherte Prozedur ausführen (V2)“ , da diese sich am besten für strukturierte Einfügungen in SQL Server-Datenbanken eignet.

🏷️ Hinweis : SQL Server ist ein Premium-Connector , daher ist ein kostenpflichtiger Power Automate-Plan erforderlich.

Schritt 7: Ordnen Sie die Formulardaten SQL-Parametern zu

Führen Sie die Schnittstelle der gespeicherten Prozedur mit den aufgelisteten Parametern aus. Der Workflow auf der rechten Seite zeigt die Schritte: Antwortübermittlung, Detailabruf, Ausführung. — *SQL connectors requires Server name, database and if you use stored procedures (later more on that).*

Konfigurieren Sie nun die Aktion:

Wählen Sie Ihren Servernamen , Datenbanknamen und Ihre vordefinierte gespeicherte Prozedur .
Nach der Auswahl zeigt der Flow alle Parameter der gespeicherten Prozedur an.
Ordnen Sie diese jeweils den entsprechenden dynamischen Werten zu , die aus der Formularantwort abgerufen werden.

Dadurch werden die Daten zeilenweise sicher von Forms an SQL Server übergeben.

Abschließende Anmerkungen

✔ Testen Sie Ihren Flow immer mit Dummy-Antworten.
🧪 Erwägen Sie die Hinzufügung einer Fehlerbehandlung (z. B. Bereich mit „Ausführen nach“).
🔐 Stellen Sie sicher, dass der SQL Server bei Bedarf über Ihr lokales Gateway erreichbar ist.
📄 Verwenden Sie Protokolle oder Protokollierungstabellen, um erfolgreiche Einfügungen für die Prüfung zu verfolgen.
Für benutzerdefinierte Konnektoren benötigen Sie eine Premium-Lizenz (Power Automate)