Vom Posteingang zu SharePoint – Dateien automatisch entpacken, hochladen und überschreiben mit Power Automate

Das manuelle Herunterladen von ZIP-E-Mail-Anhängen, das Extrahieren von Dateien und deren Hochladen in SharePoint kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Wie wäre es, wenn Sie den gesamten Prozess automatisieren könnten? In dieser Anleitung führe ich Sie durch einen einfachen Power Automate-Flow, der genau das ermöglicht. Jedes Mal, wenn Sie eine Outlook-E-Mail mit einem ZIP-Anhang (z. B. einem CSV-Bericht) erhalten, wird die Datei automatisch gespeichert, der Inhalt extrahiert, der richtige Ordner in SharePoint aktualisiert und sogar die alten Dateien bereinigt – und das alles ganz ohne Programmierkenntnisse. Ganz ohne Programmierkenntnisse!

Beginnen wir mit den Power Automate-Schritten

1. Öffnen Sie Power Automate in der Cloud ( make.powerautomate.com ) und klicken Sie auf Erstellen => Automatisierter Cloud-Flow

2. Wählen Sie einen Auslöser: Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)

Select proper trigger.

3. Auslöser: Wenn eine neue E-Mail eintrifft

4. Der Flow beginnt, wenn in Outlook (Office 365) eine neue E-Mail eingeht.

5. Dabei wird der Trigger „Wenn eine neue E-Mail eintrifft (V3)“ verwendet.

6. Sie können filtern nach:

   • Absender (Von)

   • Empfänger (An)

   • Betreffzeile

   • Und stellen Sie sicher, dass es nur ausgeführt wird, wenn ein Anhang vorhanden ist (z. B. eine ZIP-Datei).

✅ Wichtig: Stellen Sie sicher, dass Ihr primäres Outlook-Konto verbunden ist.

Power Automate flow for extraction.

7. Aktion erstellen

8. Zum Lesen des Inhalts des Anhangs wird eine Verfassen -Aktion hinzugefügt.

9. Es verwendet das dynamische Feld contentBytes , das die Daten der ZIP-Datei enthält.

10. Mit diesen Daten wird im nächsten Schritt eine temporäre Datei erstellt .

Compose Action: contentBytes

11. Datei in SharePoint erstellen (SP)

12. Dieser Schritt erstellt die ZIP-Datei in einem bestimmten SharePoint-Ordner.

13. Es verwendet die Funktion in dynamischen Inhalten:

base64ToBinary(outputs('Compose'))

um den Dateiinhalt vom codierten ins Binärformat zu konvertieren , damit er ordnungsgemäß gespeichert werden kann.

14. Sie wählen:

    • Site-Adresse

    • Ordnerpfad

    • Dateiname

Create File in SP

15. Ordner extrahieren (Datei entpacken)

16. Nachdem die Datei gespeichert wurde, wird sie automatisch mit der Aktion „Ordner extrahieren“ entpackt.

17. Sie definieren:

    • Wo sich die ZIP-Datei befindet

    • Wohin die extrahierten Dateien gehen sollen

18. Es kann Dateien überschreiben, wenn diese bereits vorhanden sind .

Extract Folder (.csv file)

19. Löschen Sie die ursprüngliche ZIP-Datei

20. Sobald die CSV-Datei extrahiert ist, wird die ursprüngliche ZIP-Datei nicht mehr benötigt.

21. Dieser Schritt löscht die ZIP-Datei, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

22. Dabei wird die Datei- ID aus dem vorherigen Schritt „Datei erstellen“ verwendet.

    
    

Delete file after extraction

Und das war’s! Mit nur wenigen Schritten ist Ihr Power Automate-Flow nun bereit, ZIP-E-Mail-Anhänge professionell zu verarbeiten. Diese Lösung hilft Ihnen, Ihre SharePoint-Ordner sauber und stets aktuell zu halten – keine manuellen Downloads, Extraktionen oder Uploads mehr.

Wenn Sie gerade erst mit der Automatisierung beginnen, ist dies ein großartiges Beispiel dafür, wie kleine Workflows Ihren Alltag stark beeinflussen können. Probieren Sie es aus und passen Sie den Ablauf gerne an Ihre Bedürfnisse an!

Haben Sie Fragen oder möchten Sie weitere Power Automate-Tipps wie diesen sehen? Hinterlassen Sie unten einen Kommentar oder kontaktieren Sie uns – ich freue mich darauf, zu erfahren, wie Sie Automatisierung nutzen, um sich das Leben leichter zu machen. 🙌